Les meilleurs conseils de productivité de designers débordés

Commencez à mieux travailler grâce aux conseils des concepteurs de Facebook, Google et Instagram.

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Être connecté en permanence peut sembler essentiel pour réussir au travail, mais le fait de ne jamais se déconnecter peut finir par nuire à votre productivité.

Des courriels à n'en plus finir qui arrivent à chaque seconde, des notifications constantes de messages, des mises à jour sur de nouveaux projets de la part de collègues - il est facile de se laisser submerger. Comment rester sur la bonne voie et garder un esprit créatif et ouvert lorsque l'on a tant de choses à faire et que la pression de ne jamais se déconnecter est si forte ?

Nos méthodes de travail est un projet visant à présenter les difficultés et les satisfactions du travail qui vous tient à cœur. Amandah Wood et Matt Quinn se concentrent sur les personnes travaillant dans les domaines de la création et de la technologie. Ils travaillent ensemble pour découvrir ce qui fait vibrer les gens dans une gamme variée d'emplois.

En collaboration avec Ways We Work, nous avons rassemblé quelques conseils pour maximiser votre productivité au travail sans sacrifier votre créativité. Ces quinze concepteurs comprennent des professionnels de Facebook, Google, Instagram et Mozilla, ainsi que des indépendants et des entrepreneurs.

Poursuivez votre lecture pour découvrir leurs conseils sur la façon de gérer un trop grand nombre de courriels, de rester concentré tout en travaillant à domicile, de tirer le meilleur parti de la procrastination et d'autres astuces pour avoir une journée de travail plus agréable et plus productive.

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1. Des courriels brefs

En plus de travailler sur un blog de design Design*Éponge, Sabrina Smelko est un illustrateur et un designer indépendant. Il peut être difficile de séparer les heures de travail et le temps personnel lorsque l'on jongle avec plusieurs postes professionnels.

Mme Smelko avait l'habitude de ne répondre aux courriels que pendant les heures de travail, en faisant de son mieux pour fournir des réponses longues et réfléchies. Mais elle s'est aperçue que cela conduisait rapidement à une accumulation de courriels sans réponse.

Aujourd'hui, elle se donne "la permission de répondre simplement : 'Hé, je m'en occupe, je vous ferai savoir quand ce sera publié ou je vous indiquerai la date de publication'".

Smelko déclare : "Je pense que l'outil le plus important et le meilleur pour cela a été de mettre une signature sur mon appareil mobile qui dit : 'Envoyé depuis mon téléphone, excusez la brièveté'. Cela m'a permis de me détendre.

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2. Avoir de vraies conversations

Shaun Tollerton est concepteur à ustwo. Il sait à quel point il peut être stressant de gérer les courriels. Quel que soit le nombre de réponses que vous envoyez, il peut sembler impossible d'avoir une boîte de réception vide.

J'adore avoir une "boîte de réception zéro"", dit Tollerton. "Je panique un peu lorsque le nombre de courriels non lus dépasse dix. J'essaie d'y répondre dès que je le peux, mais il y a d'autres solutions que je trouve utiles. Le fait d'avoir des conversations réelles aussi souvent que possible réduit le besoin d'envoyer des courriels. Slack m'a aussi beaucoup aidé, car je peux discuter avec l'équipe avec laquelle je travaille actuellement, envoyer des messages directement aux gens et avoir des conversations générales si nécessaire." La communication entre collègues ne se limite pas au courrier électronique.

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3. Mise hors ligne

Aarron WalterVice-président de l'enseignement de la conception à l'application de conception InVisionDans le cadre de son nouveau poste, il travaille à distance. Travailler en dehors du bureau implique de trouver de nouvelles méthodes pour rester motivé.

"Lorsque j'ai besoin de me concentrer et d'être vraiment productif, je coupe tout simplement l'Internet", déclare Walter. "C'est probablement le meilleur outil pour moi - l'interrupteur. J'ai envie de consulter mon courrier électronique le matin, mais je trouve que cela me rend beaucoup moins créatif et productif. J'essaie plutôt de le faire en fin de journée, car c'est le matin que j'ai l'esprit le plus clair. Si je l'encombre de toutes ces données, j'ai du mal à être productif".

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4. Prendre des habitudes

Geoff Teehandirecteur de la conception des produits à FacebookIl estime qu'il est essentiel de prendre des habitudes pour se développer.

"Il est facile de prendre ses aises et de se reposer sur ses lauriers", explique M. Teehan, "et c'est alors que l'on cesse d'évoluer ou que l'on se retrouve dans des situations moins qu'idéales. Je crois maintenant beaucoup à la formation d'habitudes. C'est ainsi que j'ai fait un virage à 180 degrés pour ma santé et que j'ai modifié ma façon de travailler. Je m'engage à faire quelque chose pendant soixante jours d'affilée pour que cela tienne - c'est à peu près le temps qu'il nous faut pour former des habitudes.

Teehan insiste également sur l'utilisation de listes et sur la nécessité d'avoir des attentes réalistes. "Je n'ai pas de liste de priorités professionnelles et de listes de priorités personnelles", dit-il, "je n'ai qu'une seule liste et je donne la priorité à tout. Qu'il s'agisse d'un appel téléphonique, de l'organisation d'une réunion, d'un recrutement, de la rédaction d'un mémoire, de la réservation d'une voiture de service... Toutes ces choses figurent sur la liste. J'y jette un coup d'œil chaque jour et je décide de ce que je vais accomplir".

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5. Avoir une voix forte

Fondation Mozilla directeur de la conception Cassie McDaniel est une créatrice avant-gardiste qui a créé, avec son mari, la plateforme Femmes et technologie pour mettre en lumière les réalisations des femmes dans le domaine de la technologie.

Mme McDaniel estime qu'il est important de s'exprimer au travail. "Il est important de se défendre et d'avoir une opinion", dit-elle. "Ce sont les choses les plus importantes. C'est particulièrement vrai pour les femmes, que je trouve un peu plus douces, ou qui ne sont pas entendues la première fois et ne se répètent donc jamais. Cela arrive aussi aux hommes, c'est certain. Nous sommes tous responsables d'une culture systémique qui valorise les voix fortes au détriment des voix douces, mais les voix douces doivent faire leur part pour sortir de leur zone de confort.

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6. Séparer le personnel du professionnel

Sanja Čežek est concepteur, directeur artistique et cofondateur de Fuchs+Dachs.

"Les meilleurs conseils que j'ai reçus viennent en grande partie de mon père", explique M. Čežek. Il disait toujours : "Quand tu viens travailler, ferme la porte". Nous avons tous des problèmes, mais quand tu viens travailler, ferme cette porte privée et ouvre la porte professionnelle".

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7. Gestion quotidienne du projet

Emily Haasch est le concepteur principal de Objets électriquesqui fabrique des écrans facilitant les nouveaux modes d'affichage numérique des œuvres d'art. Avant de travailler pour EO, M. Haasch était concepteur principal du célèbre jeu Cards Against Humanity.

M. Haasch a constaté que le travail de concepteur principal exigeait la capacité de mener plusieurs tâches de front et de vérifier quotidiennement tous les travaux en cours. "Il est important de prendre un peu de temps chaque jour pour gérer rapidement les projets", explique M. Haasch. "En général, la première demi-heure de ma journée est celle où je m'éloigne de tout et où je passe en revue mes tâches pour la semaine en cours et les semaines à venir, tout en identifiant les conflits, les courriels que je dois envoyer, les dossiers sur lesquels j'ai besoin de plus d'informations, les freelances que je dois contacter et d'autres tâches ménagères.

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8. Démarrage simple

Huda Idrees dirige les équipes chargées des produits et de la conception chez le gestionnaire de portefeuille boursier en ligne Richesse simple.

Huda explique que lorsque ses équipes travaillent sur de nouveaux projets de conception, elles "essaient de penser à la toute première étape que nous pouvons franchir pour atteindre notre objectif. Nous développons la version la plus simple d'un processus ou d'un produit et nous itérons à partir de là. Cela nous a beaucoup aidés. Cela nous a permis de mettre des produits sur le marché très rapidement. J'essaie d'appliquer ce raisonnement à tout ce que je fais. Par exemple, en cas d'incertitude ou si je me sens très sollicité en termes de conception, j'essaie de penser à la première étape que je peux franchir".

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9. Blocage du temps

Matt Quinn est concepteur de produits numériques et photographe. Travailler en free-lance signifie qu'il faut créer son propre emploi du temps, et Quinn souligne à quel point un emploi du temps efficace est crucial pour réussir.

"C'est en créant des blocs de temps que je garde la tête froide", explique-t-il. "Les tâches varient d'un bloc à l'autre. Je commence généralement ma journée par un petit bloc de 10 à 60 minutes consacré au courrier électronique et à l'administration de l'entreprise. Ensuite, en fonction du projet sur lequel je travaille, je consacre un long bloc de quatre à six heures au code ou à l'écriture. J'essaie de me concentrer sur la tâche à accomplir dans le bloc de temps qui m'est imparti".

"J'ai mon téléphone devant moi pendant les blocs", ajoute Quinn, "et si un message est suffisamment important pour me déconcentrer, je m'en détache, mais la plupart du temps, je note mentalement le courriel et j'y réponds lorsque j'ai terminé le bloc en cours. La plupart du temps, je gère ce processus dans ma tête et il est assez organique en fonction des priorités de la journée. Lorsque les choses deviennent un peu plus agitées, j'utilise Google Calendar comme solution de secours pour me maintenir sur la bonne voie. Cela ne fonctionne pas tout le temps, et dans ces cas-là, je prends les choses comme elles viennent.

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10. Rester sur la bonne voie

Sébastien Gabriel travaille pour Google en tant que concepteur de l'application Chrome l'équipe. Chrome étant connu pour son efficacité, il n'est pas surprenant que les conseils de Gabriel soient également simples mais efficaces :

"Allez à l'essentiel", dit-il. "Cela s'applique à tout. À un moment donné, il faut optimiser tout ce que l'on fait ou dit pour aller à l'essentiel. Tout ce qui l'entoure n'est que du bruit. C'est quelque chose que j'ai trouvé utile à la fois du point de vue de la messagerie électronique et du point de vue de la conception. Cela s'applique beaucoup à ce que nous faisons dans les domaines de l'UX et de l'UI - aller à l'essentiel est quelque chose que nous devons toujours garder à l'esprit. Ne pensez pas à autre chose qu'à votre objectif".

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11. Procrastiner de manière productive

Chantal Jandard est un concepteur UI/UX dont la meilleure astuce pour gagner du temps consiste à utiliser les moments de procrastination pour des tâches productives. Parfois, vous avez vraiment besoin de faire une pause dans le projet sur lequel vous travaillez, mais cela ne signifie pas nécessairement regarder sans but des vidéos YouTube ou faire défiler votre fil Facebook.

"Au lieu de consulter Instagram pour la millième fois, j'attrape ma liste de choses à faire et je m'oblige à faire autre chose dessus au lieu de la tâche à accomplir", explique Jandard. "Au moins, quelque chose de valable est fait".

Passer du temps loin de ce sur quoi vous travaillez peut être utile lorsque vous êtes bloqué sur une tâche difficile, alors ne vous sentez pas mal à l'aise de prendre ces pauses. Mettez-les à profit pour atteindre d'autres objectifs nécessaires.

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12. Demandez de l'aide quand vous en avez besoin

Ken Wong est concepteur et artiste principal à ustwole studio à l'origine du jeu iOs à succès Monument Valley. Wong sait de première main que la conception et le développement de jeux vidéo peuvent exiger beaucoup de travail de résolution de problèmes. Comme les concepteurs comme lui ont tendance à travailler en petites équipes, les relations qu'ils développent avec leurs collègues sont essentielles à la réussite du produit fini.

Wong insiste sur l'importance de demander de l'aide à ses collègues en cas de besoin, en particulier lorsqu'il s'agit de travailler sur de nouveaux projets difficiles. "L'année dernière, en particulier, a été très difficile", confie-t-il. "Le projet de RV sur lequel nous avons travaillé, Lands End, semblait être un défi après l'autre. Il y avait des défis techniques, des défis personnels, des défis visuels et des défis de conception. Cela nous pesait, le moral était vraiment bas. Nous avons tout de même réussi à passer au travers, en mettant un pied devant l'autre.

"Demander de l'aide est utile", affirme Wong. Lorsque vous ne savez pas quoi faire, ou que vous savez quoi faire et que c'est vraiment difficile, le simple fait de demander à quelqu'un d'autre dans l'équipe : "Hé, qu'est-ce que tu en penses ? Je suis confronté à ce problème, c'est difficile et j'ai du mal à le résoudre". Parfois, le simple fait d'en parler avec un membre de l'équipe permet de graisser la roue, pour ainsi dire".

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13. Sortez de votre zone de confort

Nathan Garvie est concepteur à Facebook. Gravie a eu une carrière de concepteur qui a évolué rapidement et s'est développée, et chez Facebook, il est à mi-chemin entre un concepteur de produits et un concepteur principal.

"Depuis que j'ai obtenu mon diplôme, j'ai toujours essayé de me concentrer sur les choses qui me font peur", explique Garvie. "Lorsque je passais des entretiens d'embauche, il y avait des endroits qui m'intimidaient, et d'autres non, et c'est normalement un bon indicateur du fait que votre instinct vous dit qu'il s'agit de quelque chose que vous devriez poursuivre.

Le fait d'avoir un peu peur d'une nouvelle opportunité ou d'un nouveau poste peut signifier qu'il s'agit d'une opportunité qui vaut vraiment la peine d'être recherchée - il est bon de sortir parfois de sa zone de confort.

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14. Être optimiste

Darrin Henein, responsable de la conception à Mozilla Firefox mobileL'optimisme est un élément essentiel de la réussite.

"Je pense que l'une des choses les plus précieuses que j'ai apprises au fil des ans, c'est d'être excessivement opportuniste", déclare M. Henein. "J'essaie toujours d'examiner une situation ou un problème et de trouver un moyen de progresser à partir de là. Aucun problème n'est trop grand pour être résolu - c'est quelque chose que j'ai appris dans ma vie personnelle également. Plus jeune et moins mature, je jetterais plus facilement l'éponge quand les choses deviennent difficiles. J'ai appris avec le temps que les choses qui valent la peine d'être faites demandent du travail et sont difficiles. Il suffit de se battre pour surmonter les difficultés.

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15. La communication est essentielle

Alexander Mayes, concepteur de produits à InstagramIl souligne l'importance des compétences non techniques.

"Beaucoup de concepteurs se concentrent sur la perfection, mais oublient comment communiquer et traiter avec les autres", explique M. Mayes. "Si vous voulez devenir un leader ou réussir dans le monde, vous devez être capable d'influencer et de traiter avec les gens d'une manière significative.

De bonnes compétences interpersonnelles peuvent s'avérer très utiles lorsque vous travaillez en tant que concepteur dans une entreprise, quelle que soit sa taille. Prenez le temps d'écouter vos collègues lorsqu'ils ont quelque chose à dire, et lorsque vous avez un retour d'information à donner ou un problème à discuter, veillez à ce que vos critiques soient constructives et attentionnées. Éviter les erreurs de communication au travail peut permettre de gagner du temps et d'augmenter la productivité.

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16. Ne laissez pas les conseils de productivité vous stresser

Concepteur et rédacteur indépendant Jamie Veron a des conseils judicieux pour notre dernier conseil. Elle fait remarquer que les règles et la pression liées à une efficacité optimale peuvent parfois être destructrices :

"En revanche, je pense que les routines et les conseils en matière de productivité sont excellents", dit-elle. "Mais s'ils vous causent plus de stress parce que vous avez l'impression de ne pas pouvoir les respecter parfaitement, ils vous mettent des bâtons dans les roues. Ne vous rendez pas malheureux juste pour suivre une routine. Elle est censée vous aider. Si elle ne vous aide pas, attendez qu'elle vous soit utile."

Évaluez les conseils qui vous conviennent le mieux. Essayez-les pendant un certain temps, mais si elles contribuent au stress et n'ont pas un grand impact, abandonnez-les. Tous les conseils ne conviennent pas à tout le monde.

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