Tanto si trabajas como autónomo como si diriges una pequeña empresa, tu vida como profesional creativo requerirá inevitablemente un curso intensivo de contabilidad. Necesitas entender tus finanzas para asegurarte de que cumples las leyes fiscales, obtienes los gastos que mereces y gestionas tus relaciones con los clientes.
Las consecuencias de una contabilidad mal gestionada pueden ser nefastas y acabar costándote más dinero a largo plazo. Decidimos ponernos al día con algunos expertos del sector para conocer mejor la contabilidad esencial para los profesionales creativos.
Freshbooks CMO Shawn Cadeau y contable profesional en BookkeepingDirect.com Gabrielle Fontaine respondió a algunas de las preguntas más frecuentes sobre facturas, cambio de divisas y consejos sorprendentes para que los clientes te paguen más rápido (un estudio de Freshbooks muestra que un lenguaje cortés en tu factura te ayudará a que te paguen 5% más rápido).
Esto es lo que necesitas saber sobre contabilidad como profesional creativo:
Formato: Vayamos al grano: ¿debería contratar a un contable?
Shawn Cadeau: Depende de ti y de tu experiencia en contabilidad, así como de tus conocimientos sobre legislación fiscal.
Es aconsejable apoyarse en un profesional para las tareas más complicadas que son críticas para el negocio: la preparación de impuestos, por ejemplo. La política fiscal de Estados Unidos es una de las más complicadas del mundo y, como autónomo o propietario de una pequeña empresa, puede ser difícil desenvolverse en ella sin ayuda.
Gastarse el dinero en contratar a un profesional significa que contará con un experto que está al día de los cambios constantes de la legislación fiscal. También pueden ayudarte a planificar con antelación cualquier subida de impuestos que pueda producirse en el horizonte.
Para la gestión de la contabilidad diaria, como el envío de facturas, el registro de gastos y el control del tiempo, muchos creativos pueden gestionar estas tareas por sí solos si utilizan el software adecuado. Y por "adecuado" me refiero a sencillo.
El software debe ayudarle a hacer más cosas de forma más eficiente, no atascarle. Si su software de contabilidad requiere un manual de instrucciones del tamaño de una guía telefónica para empezar a utilizarlo, probablemente no sea una buena opción.
Afortunadamente, existen más opciones que nunca para autónomos y propietarios de pequeñas empresas. Encuentra un software diseñado para ti.
¿Qué información esencial debe figurar en todas mis facturas?
Shawn: Parece sencillo, pero cuanto más directa sea tu factura, más fácil será que tu cliente te pague. Aquí tienes una lista de comprobación rápida y básica de todo lo que recomendamos incluir en tus facturas:
- Factura # (le ayuda a usted y a su cliente a organizarse)
- Nombre de su empresa e información de contacto
- A qué corresponde la factura (descripción del artículo/servicio, coste por hora/proyecto, etc.)
- Importe adeudado (subtotal, impuestos y total)
- Condiciones de pago (fecha de vencimiento, cómo desea recibir el pago: cheques, tarjetas de crédito, transferencias bancarias, etc.).
- Un "gracias" (lo creas o no, FreshBooks los estudios demuestran que un lenguaje cortés en la factura ayuda a cobrar 5% más rápido)
- Su logotipo (nuestros estudios también demuestran que las facturas con logotipo tienen 10% más probabilidades de ser pagadas).
¿Los servicios creativos están sujetos al impuesto sobre las ventas?
Gabrielle Fontaine: Depende de los servicios y el producto que se venda, y de las leyes del estado donde se venda. Tendrás que consultar a las autoridades locales para saber si debes cobrar impuestos sobre las ventas o no, ya que cada estado (e incluso algunas ciudades) tiene leyes diferentes sobre lo que está sujeto a impuestos y lo que no.
¿Qué cuenta como gasto empresarial si soy autónomo?
Gabrielle: La respuesta corta es cualquier cosa que contribuya al funcionamiento de tu negocio o a la producción de lo que vendes a tus clientes. Hacienda diría que debe ser habitual y necesario para tu negocio. En caso de duda, pregunte a su contable.
¿En qué casos necesitaría hacer un seguimiento de las horas facturables? ¿Qué utilidad tiene esta función para un profesional creativo?
Shawn: Cuando trabajas por tu cuenta, el tiempo es tu activo más valioso: nunca hay suficientes horas al día. Llevar un registro de tu tiempo, tanto si es facturable como si no, es una forma estupenda de entender realmente tu negocio y en qué inviertes tu tiempo.
Sabrás a qué clientes dedicas más tiempo o qué tipos de proyectos requieren menos o más tiempo y, tras unos meses de seguimiento de esta información, estarás en mejor posición para tomar decisiones importantes sobre tus precios y qué clientes o proyectos son los mejores para tu negocio.
Incluso he visto a empresarios que se divierten con esto y registran el tiempo que pasan cada día en Facebook o viendo la televisión, aunque sólo sea para comprobar la realidad. El control del tiempo es una de las mejores cosas que puedes hacer por tu empresa.
¿Algún consejo sobre qué hacer si un cliente no responde o no paga una factura?
Shawn: Seguimiento. Una llamada a la antigua usanza puede hacer maravillas.
Si tiene problemas con los retrasos en los pagos de sus clientes, considere la posibilidad de cobrar recargos por demora en sus facturas y especifíquelo claramente en las condiciones de pago cuando envíe la factura.
Consejo: Si utiliza FreshBooksSi lo desea, puede activar recordatorios automáticos de pago atrasado que se enviarán con regularidad para ayudarle a cobrar más rápidamente.
En su opinión, ¿cuál es el mayor error que puede cometer un profesional creativo con su contabilidad?
Shawn: No dar prioridad a la facturación. Cobrar es una parte importante del negocio, pero llevar la cuenta de quién te debe dinero y enviar facturas no suele ser algo que guste a la mayoría de los profesionales creativos. El flujo de caja es uno de los mayores asesinos de las pequeñas empresas, así que es importante controlarlo. Cuanto antes envíes una factura, antes cobrarás.
Al empezar, la contabilidad puede ser muy intimidante. Consigues un cliente, haces el trabajo y luego no sabes ni cómo facturar. ¿Cuál es el primer paso para un nuevo autónomo?
Shawn: Enviar tu primera factura puede ser a la vez emocionante y aterrador, pero conviértelo en una prioridad. Has hecho el trabajo y te lo has ganado. Disfruta de este primer hito.
Para que sea más fácil y forme parte de tu rutina empresarial, crea un sistema o encuentra una herramienta que te ayude a ser más eficiente con la facturación. Mantenerse organizado y enviar una factura de aspecto profesional transmite el mensaje adecuado a los clientes. También significa que no tendrás problemas a la hora de pagar los impuestos.
¿Cómo facturo a alguien en otro país? ¿Cómo afecta eso a mi contabilidad si soy estadounidense pero facturo a Inglaterra?
Gabrielle: Si su empresa opera en Estados Unidos, lo más probable es que emita sus facturas en dólares estadounidenses. Lo mejor es simplificar las cosas. Si haces negocios a larga distancia, es probable que tus clientes paguen con tarjeta de crédito, por lo que no tendrás que hacer la conversión.
El banco emisor de la tarjeta de crédito convertirá el pago por usted. Puede haber una comisión, pero normalmente la paga la persona que abona la factura. Pero puede haber una comisión relacionada con la cuenta de comerciante o la pasarela que utilice. Si esto le preocupa, puede preguntar a su proveedor de servicios comerciales.
Si está utilizando FreshBooksSi es necesario, puede facturar en varias divisas. También puede aprovechar FreshBooks Payments para cobrar con tarjeta de crédito sin la molestia de tener que configurar una cuenta de comerciante, algo que puede suponer un obstáculo para muchos autónomos y propietarios de pequeñas empresas.
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