Quer você trabalhe como freelancer ou administre uma pequena empresa, sua vida como profissional criativo inevitavelmente exigirá um curso intensivo de contabilidade. Você precisa entender suas finanças para ter certeza de que está cumprindo as leis tributárias, recebendo as despesas que merece e gerenciando seu relacionamento com os clientes.
As consequências de uma contabilidade mal administrada podem ser terríveis e acabar custando mais dinheiro a você no longo prazo. Decidimos conversar com alguns especialistas do setor para entender melhor a contabilidade essencial para profissionais criativos.
Freshbooks CMO Shawn Cadeau e contador profissional da BookkeepingDirect.com Gabrielle Fontaine respondeu a algumas das perguntas mais frequentes sobre faturas, câmbio de moedas e dicas surpreendentes sobre como receber pagamentos mais rapidamente dos clientes (a pesquisa da Freshbooks mostra que uma linguagem educada em sua fatura ajudará você a receber pagamentos 5% mais rapidamente!)
Aqui está o que você precisa saber sobre contabilidade como um profissional criativo:
Formato: Vamos direto ao ponto - será que devo contratar um contador?
Shawn Cadeau: Isso depende de você e de sua especialização em contabilidade, bem como de seu conhecimento em leis tributárias.
É aconselhável que você conte com um profissional para as tarefas mais complicadas que são essenciais para os negócios - preparação de impostos, por exemplo. A política tributária dos EUA é uma das mais complicadas do mundo e, como freelancer ou proprietário de uma pequena empresa, pode ser difícil navegar por conta própria.
Gastar o dinheiro para contratar um profissional significa que você terá um especialista que está atualizado sobre as leis tributárias em constante mudança. Ele também pode ajudar você a se planejar com antecedência para qualquer aumento de impostos que possa estar no horizonte.
Para gerenciar sua contabilidade diária, como enviar faturas, registrar despesas e controlar seu tempo, muitos profissionais de criação podem gerenciar essas tarefas por conta própria se estiverem usando o software certo. E quando digo "certo", quero dizer simples.
O software deve ajudar você a fazer mais coisas de forma mais eficiente, e não sobrecarregá-lo. Se o seu software de contabilidade requer um manual de instruções do tamanho de uma agenda telefônica para você começar a usá-lo, provavelmente não é uma boa opção.
Felizmente, há mais opções do que nunca para freelancers e proprietários de pequenas empresas. Encontre o software que foi projetado para você.
Quais informações essenciais devem constar em todas as minhas faturas?
Shawn: Parece simples, mas quanto mais direta for a sua fatura, mais fácil será para o seu cliente pagar você. Aqui está uma lista de verificação rápida e básica de tudo o que recomendamos que você inclua em suas faturas:
- Invoice # (ajuda você e seu cliente a se manterem organizados)
- Nome da sua empresa e informações de contato
- A que se refere a fatura (descrição do item/serviço, custo por hora/projeto, etc.)
- Valor devido (subtotal, imposto e total)
- Condições de pagamento (data de vencimento do pagamento, clareza sobre como você gostaria de receber o pagamento: cheques, cartões de crédito, transferências bancárias, etc.)
- Um "obrigado" (acredite você ou não, FreshBooks pesquisas mostram que uma linguagem educada em sua fatura ajudará você a receber o pagamento mais rapidamente)
- Seu logotipo (nossa pesquisa também mostra que as faturas com um logotipo têm uma probabilidade 10% maior de serem pagas)
Os serviços criativos exigem imposto sobre vendas?
Gabrielle Fontaine: Depende dos serviços e do produto que está sendo vendido, bem como das leis do estado onde ele está sendo vendido. Você precisará verificar com as autoridades governamentais locais para saber se deve ou não cobrar imposto sobre vendas, pois cada estado (e até mesmo algumas cidades) tem leis diferentes sobre o que é ou não tributado.
O que conta como despesa comercial se eu for um freelancer?
Gabrielle: A resposta curta é qualquer coisa que contribua para o funcionamento da sua empresa ou para a produção do que você está vendendo aos seus clientes. O IRS diria que isso deve ser usual e necessário para o seu negócio. Em caso de dúvida, pergunte ao seu contador.
Em que situações eu precisaria monitorar as horas faturáveis? Como esse recurso é útil para um profissional criativo?
Shawn: Quando você trabalha por conta própria, o tempo é seu bem mais valioso - nunca há horas suficientes no dia. Controlar seu tempo, seja ele faturável ou não, é uma ótima maneira de realmente entender seu negócio e para onde vai seu tempo.
Você saberá em quais clientes está gastando mais tempo ou quais tipos de projetos levam menos/mais tempo para serem concluídos e, após alguns meses de acompanhamento dessas informações, você estará em uma posição melhor para tomar decisões importantes sobre seus preços e quais clientes ou projetos são melhores para sua empresa.
Já vi empresários que se divertem com isso e registram o tempo diário que passam no Facebook ou assistindo à televisão, apenas para verificar a realidade. O controle do tempo é uma das melhores coisas que você pode fazer pela sua empresa.
Você tem alguma dica sobre o que fazer se um cliente não responder ou não pagar uma fatura?
Shawn: Faça o acompanhamento. Uma boa e velha ligação telefônica pode fazer maravilhas.
Se você estiver enfrentando problemas regulares com atrasos nos pagamentos dos clientes, considere a possibilidade de cobrar taxas de atraso em suas faturas e deixe isso claro em suas condições de pagamento ao enviar uma fatura.
Dica: Se você estiver usando FreshBooksSe você tiver uma conta de pagamento, poderá ativar lembretes automáticos de atraso de pagamento que serão enviados regularmente para ajudá-lo a receber o pagamento mais rapidamente.
Na sua opinião, qual é o maior erro que um profissional criativo pode cometer com sua contabilidade?
Shawn: Não fazer do faturamento uma prioridade. Receber pagamentos é uma parte importante dos negócios, mas manter o controle de quem deve dinheiro a você e enviar faturas geralmente não é algo que agrade à maioria dos profissionais criativos. O fluxo de caixa é um dos maiores assassinos das pequenas empresas, por isso é importante que você fique atento a ele. Quanto mais cedo você enviar uma fatura, mais cedo receberá o pagamento.
No início, a contabilidade pode ser muito intimidadora. Você consegue um cliente, faz o trabalho e depois não sabe nem como faturar! Qual é o primeiro passo para um novo freelancer?
Shawn: Enviar sua primeira fatura pode ser empolgante e assustador, mas faça disso uma prioridade. Você fez o trabalho e o mereceu. Aproveite esse primeiro marco.
Para facilitar e tornar isso parte da sua rotina de negócios, descubra um sistema ou encontre uma ferramenta logo no início que ajudará você a ser mais eficiente com o faturamento. Manter-se organizado e enviar uma fatura com aparência profissional envia a mensagem certa aos seus clientes. Isso também significa que você não terá problemas na hora de pagar impostos.
Como faço para faturar para alguém em outro país? Como isso afeta minha contabilidade se eu for americano e faturar para a Inglaterra?
Gabrielle: Se você estiver operando sua empresa nos EUA, provavelmente emitirá suas faturas em dólares americanos. A melhor prática é manter a simplicidade. Ao fazer negócios a longa distância, seus clientes provavelmente pagarão com cartão de crédito, portanto você não precisará fazer a conversão.
O banco do cartão de crédito converterá o pagamento para você. Pode haver uma taxa envolvida, mas ela geralmente é paga pela pessoa que paga a fatura. Mas pode haver uma taxa envolvida com uma conta de comerciante ou gateway que você esteja usando. Se estiver preocupado com isso, você pode perguntar ao seu provedor de serviços comerciais.
Shawn: Se você estiver usando FreshBooksAlém disso, você pode cobrar em várias moedas, se necessário. Você também pode aproveitar o FreshBooks Payments para receber pagamentos com cartão de crédito sem o incômodo de ter que configurar uma conta de comerciante, algo que pode ser uma barreira para muitos freelancers e proprietários de pequenas empresas.
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