Imaginez un peu : vous terminez un énorme projet pour un client. Vous aimez les matériaux et, plus important encore, ils les aiment. Tout semble aller pour le mieux. Jusqu'à ce que, six mois plus tard, vous vous rendiez compte que vous n'avez pas été payé. Vous pensiez avoir envoyé une facture, mais vous vous êtes rendu compte qu'il s'agissait simplement d'un courriel indiquant le montant dû. Le client dit que vous n'avez pas fourni suffisamment d'informations pour qu'il puisse payer à ce moment-là, et qu'il ne vous doit donc plus rien aujourd'hui. Quel cauchemar !
Peu de gens deviennent photographes pour s'occuper de tâches administratives. Cependant, étant donné que les 63% des photographes sont indépendantsPour des centaines de photographes à travers le monde, être administrateur est une réalité. Malheureusement, si vous êtes indépendant, cela signifie que vous ne pouvez pas vous contenter d'être un grand photographe. Vous devrez consacrer du temps à la gestion d'une bonne entreprise et à la prise en charge des clients, ce qu'un photographe indépendant ne peut pas faire. cours d'entrepreneuriat peut vous aider si vous débutez dans la gestion de votre propre entreprise.
Le nombre de "clients" dépend de la taille de l'entreprise, qu'il s'agisse d'une société ou d'un indépendant, mais il existe un point commun à tous les photographes indépendants : la facture.
Les factures sont l'étape finale qui vous permet d'être payé pour votre travail. Elles s'inscrivent dans la continuité de l'expérience que vous offrez à vos clients et constituent une extension du contrat de photographie que vous avez conclu avec eux. Si l'objectif principal d'une facture est d'indiquer clairement ce que vos clients vous doivent, il y a un élément secondaire à la facturation : les meilleures factures permettent au client de vous payer facilement.
Si un contrat de photographie solide vous permet de vous protéger si le client tente de vous rouler dans la farine, la facture est tout aussi importante pour vous assurer d'être payé rapidement. Nous avons compilé 10 éléments que vous devez toujours inclure dans votre facture de photographie afin d'être payé plus rapidement. Voici ce que vous devez inclure :
1. Votre nom ou celui de votre entreprise et les informations qui s'y rapportent
Cela semble évident, mais vous devez vous assurer que les gens savent clairement qui a envoyé la facture. Cette étape vous permet d'éviter l'excuse selon laquelle ils "ne savaient pas que la facture venait de vous" et l'ont donc supprimée. Si votre entreprise possède un logo, vous pouvez également le faire figurer sur la facture.
2. Le mot "facture"
Comme tout bon formation à la vente vous enseignera, vous devez indiquer clairement qu'il s'agit d'une facture. Étant donné qu'il comporte des chiffres, la plupart des gens en déduiront qu'il s'agit d'une facture (en particulier grâce à la ligne "montant dû" située en bas de la facture). Toutefois, en utilisant clairement le mot "facture", vous éviterez toute confusion lorsque le client pensera qu'il s'agit d'une feuille de prix pour des services futurs ou, pire encore, d'un reçu pour une facture déjà payée.
3. Informations sur le client
L'inclusion des informations relatives au client sur la facture présente deux avantages, l'un pour vous et l'autre pour le client. De votre côté, vous savez clairement à qui vous envoyez la facture, ce qui vous évite d'inscrire accidentellement les mauvais postes sur la facture. Pour le client, il est clair que la facture lui est destinée, ce qui est utile pour la tenue de ses dossiers.
4. Numéro de la facture
Un numéro de facture aidera les deux parties en matière d'impôts et de réconciliation. Dans la plupart des systèmes comptables, vous devrez rattacher les revenus ou les dépenses à une facture spécifique - les numéros de facture facilitent cette tâche.
5. Date de la facture et date d'échéance du paiement
Les conditions de paiement doivent être claires dans votre contrat de photographieIl n'est pas toujours facile d'obtenir un paiement, mais le fait d'inclure les détails sur la facture constitue un bon rappel. Cela vous permet d'envoyer des rappels, si nécessaire, et de vous assurer que le client ne se méprend pas sur la date à laquelle il doit payer.
6. Les lignes de ce que vous avez fourni
Si vous avez déjà pris un cours de comptabilitéVous connaissez sans doute le terme "poste". Si ce n'est pas le cas, il s'agit simplement d'une ventilation des éléments que vous avez fournis. Veillez à les décomposer au niveau le plus granulaire possible, comme le prévoit votre contrat. Il peut s'agir d'un prix par image, par jour, par heure ou de tout autre "par" que vous utilisez pour fixer le prix de vos services. Une bonne règle de base consiste à prendre la formule que vous utilisez pour obtenir votre prix total et à l'indiquer en détail sur la facture, de manière à ce qu'elle soit transparente. Par exemple, si vous avez une facture de $500 qui correspond à $50 de l'heure pour 10 heures de travail, indiquez cette ventilation dans la rubrique. Pour les systèmes de tarification plus complexes, il peut être utile de suivre des cours sur Excel et de savoir se servir d'une feuille de calcul.
7. Prix et taxes
Chaque ligne de votre facture doit être assortie d'un prix auquel s'ajoutent les taxes applicables. Veillez ensuite à indiquer le coût total (avec et sans les taxes) au bas de votre facture, en précisant la devise de paiement. C'est là le véritable objectif de votre facture - indiquer le montant à payer - alors assurez-vous de tout inclure.
8. Numéro de taxe
Si vous avez un projet avec une autre entreprise, celle-ci aura besoin de votre numéro d'identification fiscale afin de pouvoir déclarer ses impôts de manière appropriée. Vous pouvez lui communiquer ce numéro manuellement, mais l'inclure dans votre modèle de facture standard facilite grandement cette étape. Pour en savoir plus sur les numéros d'identification fiscale, consultez le site Site officiel du gouvernement du Canada.
9. Comment les clients peuvent-ils vous payer ?
Si la facture est destinée à indiquer aux clients le montant qu'ils doivent, il est important d'indiquer comment ils peuvent vous payer. Si vous utilisez un logiciel de facturation tel que Wave, Freshbooks ou Quickbooks, les options de recouvrement des paiements peuvent être automatiquement incluses. Si ce n'est pas le cas, indiquez clairement les modes de paiement que vous acceptez - carte de crédit, virement bancaire, espèces, PayPal, etc. - et la procédure à suivre par le client pour vous payer. Cette seule étape peut vous permettre d'être payé plus rapidement, puisque vous éliminez tous les obstacles possibles au paiement par le client.
10. Notes
La plupart des factures comportent une note au bas de la page. Il peut s'agir d'expliquer un point de la facture qui nécessite plus de détails ou de rappeler des éléments spécifiques tels que les conditions de facturation (par exemple, payer 25% à l'avance et 75% à l'achèvement). Vous pouvez également utiliser la zone des notes pour rappeler au client les éventuelles pénalités de retard. Si vous n'êtes pas préoccupé par l'une de ces questions, vous pouvez laisser une note amicale pour remercier le client de sa collaboration.
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