Imagine o seguinte: você termina um grande projeto para um cliente. Você adora os materiais e, o que é mais importante, eles adoram os materiais. Tudo parece estar bem. Até que, seis meses depois, você percebe que não foi pago. Você pensou ter enviado uma fatura, mas percebeu que era apenas um e-mail com o valor devido. O cliente diz que você não forneceu informações suficientes para que ele pudesse pagar na época, portanto, ele não deve nada a você agora. Que pesadelo.
Poucas pessoas se tornam fotógrafos para lidar com tarefas de administração de empresas. Entretanto, como 63% dos fotógrafos são autônomosVocê é um profissional autônomo, a administração é uma realidade para centenas de fotógrafos em todo o mundo. Infelizmente, se você trabalha por conta própria, isso significa que não pode se concentrar apenas em ser um excelente fotógrafo. Você terá que investir tempo na administração de um bom negócio e na gestão de clientes, algo que um curso de empreendedorismo podem ajudar se você for novato na administração de seu próprio negócio.
A quantidade de "clientes de manuseio" depende de quão grande ou pequeno você é, de uma corporação inteira a um único freelancer, mas há um ponto em comum para todo fotógrafo autônomo: a fatura.
As faturas são a etapa final que permite que você seja pago pelo seu trabalho. Elas são uma continuação da experiência que você oferece aos clientes e são uma extensão do contrato de fotografia que você tem com eles. Embora o ponto principal de uma fatura seja declarar claramente o que seus clientes devem a você, há um elemento secundário na fatura: as melhores faturas facilitam o pagamento pelo cliente.
Embora um contrato de fotografia robusto ajude a mantê-lo protegido se o cliente tentar enganá-lo, a fatura é igualmente importante para garantir que você seja pago rapidamente. Compilamos 10 itens que você deve sempre incluir na sua fatura de fotografia para receber o pagamento mais rapidamente. Aqui está o que você precisa incluir:
1. Nome e informações de você/da sua empresa
Parece óbvio, mas você quer ter certeza de que as pessoas saibam claramente quem enviou a fatura. Essa etapa ajuda a evitar a desculpa de que "não sabiam que era você" e, por isso, excluíram a fatura. Se a sua empresa tiver um logotipo, você também poderá incluí-lo na fatura.
2. A palavra "fatura"
Como todo bom treinamento de vendas Você precisa deixar claro que o documento é uma fatura. Como ele tem números, a maioria das pessoas fará a suposição correta (especialmente com a linha "valor devido" perto da parte inferior). No entanto, se você for claro com a palavra "fatura", evitará confusão quando o cliente presumir que se trata de uma planilha de preços para serviços futuros ou, talvez pior, um recibo de uma fatura já paga.
3. Informações sobre o cliente
Incluir informações do cliente na fatura traz dois benefícios, um para você e outro para o cliente. Para você, fica claro para quem você está enviando a fatura, para que você não coloque acidentalmente os itens de linha errados na fatura. Para o cliente, fica claro que a fatura é para ele, o que é útil para a manutenção de seus registros.
4. Número da fatura
Um número de fatura ajudará ambas as partes com impostos e reconciliação. Na maioria dos sistemas de contabilidade, você precisará alinhar a receita ou as despesas a uma fatura específica - os números de fatura facilitam isso.
5. Data da fatura e data de vencimento do pagamento
Os termos de pagamento devem estar claros em sua contrato de fotografiaSe você não tiver uma fatura, pode ser que tenha que pagar a fatura, mas incluir os detalhes na fatura é um bom lembrete. Isso ajuda você a enviar acompanhamentos, se necessário, e garante que o cliente não fique confuso quanto à data de vencimento do pagamento.
6. Itens de linha do que você forneceu
Se você já participou de um curso de contabilidadeSe você é um dos maiores fornecedores de serviços, provavelmente está familiarizado com o termo "item de linha". Caso contrário, trata-se apenas de um detalhamento dos itens que você forneceu. Certifique-se de detalhá-los no nível mais granular que você tiver em seu contrato. Isso pode significar por imagem, por dia, por hora ou qualquer outro "por" que você use para definir o preço dos seus serviços. Uma boa regra geral é usar qualquer fórmula que você use para obter o preço total e especificá-la como um item de linha na fatura para que fique transparente. Por exemplo, se você tiver uma fatura de $500, ou seja, $50 por hora para 10 horas de trabalho, mostre esse detalhamento no item de linha. Para esquemas de preços mais complexos, pode ser útil que você procure cursos de Excel e conheça bem uma planilha.
7. Preço e impostos
Cada item de linha em sua fatura precisa ter um preço mostrado com todos os impostos aplicáveis adicionados ao preço. Em seguida, certifique-se de fornecer um número de custo total (com e sem impostos) na parte inferior da fatura com a moeda de pagamento clara. Esse é o verdadeiro objetivo da sua fatura - informar quanto você deve pagar - portanto, certifique-se de incluir tudo.
8. Número do imposto
Se você tiver um projeto com outra empresa, ela precisará do seu número de identificação fiscal para que possa declarar os impostos adequadamente. Embora você possa fornecer esse número manualmente, incluí-lo como parte do seu modelo de fatura padrão facilita muito essa etapa. Saiba mais sobre números de identificação fiscal com o site Site oficial do governo do Canadá.
9. Como os clientes podem pagar a você
Embora a fatura tenha o objetivo de informar aos clientes o quanto eles devem, é importante incluir como eles podem pagar a você. Se você estiver usando um software de faturamento como o Wave, Freshbooks ou Quickbooks, as opções de cobrança de pagamento poderão ser incluídas automaticamente. Caso contrário, seja claro sobre os tipos de pagamento que você aceita - cartão de crédito, transferência bancária, dinheiro, PayPal, etc. - e o processo para o cliente pagar. - e o processo para que o cliente pague a você. Essa etapa, por si só, pode aumentar a rapidez com que você é pago, pois você está removendo todos os obstáculos possíveis para que o cliente o pague.
10. Observações
A maioria das faturas inclui uma nota na parte inferior. Você pode explicar qualquer coisa na fatura que precise de mais detalhes ou lembrá-los de qualquer detalhe específico, como termos de faturamento (como pagar 25% adiantado e 75% na conclusão). Você também pode usar a área de notas para lembrar o cliente de quaisquer taxas de atraso que possam ser aplicadas. Se você não estiver preocupado com nenhuma dessas coisas, poderá deixar uma nota amigável agradecendo pelo negócio.
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