Che tu sia un fotografo freelance o che abbia una tua attività nel settore della fotografia, è fondamentale sapere come redigere una fattura corretta.
Innanzitutto, è ciò che ti permette di essere pagato! Ma, cosa quasi altrettanto importante, le tue fatture possono essere un altro modo per dimostrare ai clienti che sei un professionista.
Le tue fatture dicono molto di te
Ammettiamolo. Se le tue fatture sembrano fatte di fretta, trasmettono un messaggio sbagliato. Danno l'impressione che tu sia inesperto, distratto o che non ti impegni abbastanza nel tuo lavoro. E se non includi tutte le informazioni di cui il cliente ha bisogno, potrebbe infastidirsi per il fatto di dover fare avanti e indietro con te solo per pagare la fattura.
D'altra parte, se le tue fatture sono redatte con cura e di facile comprensione, i clienti saranno più propensi a rivolgersi nuovamente a te in futuro. E redigere fatture dall'aspetto professionale è facile, una volta che sai come fare.
Online si trovano tantissimi ottimi esempi di fatture per servizi fotografici, oltre a modelli gratuiti facili e veloci da usare. Ma per sfruttare al meglio questi modelli, è necessario sapere esattamente come compilarli.
Ciò comprende tutto, dalla conoscenza delle informazioni essenziali alla scelta del metodo di fatturazione più adatto, fino alla definizione di una tariffa equa. Quindi, prima di esaminare alcuni esempi di modelli di fattura per servizi fotografici che potete utilizzare, vediamo quali informazioni dovreste includere.
Immagine tratta da Modelli di Microsoft Office
Informazioni fondamentali sulle fatture relative alla fotografia
Questi sono gli elementi essenziali. Le seguenti informazioni devono essere incluse in ogni fattura relativa a servizi fotografici che emetti. Molte di esse non sono solo una questione di professionalità, ma sono effettivamente obbligatorie a fini legali o fiscali. Assicurati quindi che le tue fatture includano:
Un numero di fattura
La data
I tuoi dati (nome o ragione sociale, indirizzo e recapiti)
Dati del beneficiario (nome e indirizzo del cliente)
Descrizione dei servizi
Accuse
Dettagli di pagamento
La maggior parte dei modelli di fattura ti aiuterà a non dimenticare questi elementi, poiché per ciascuno di essi è previsto uno spazio vuoto o un’intestazione. Tuttavia, ci sono molti dettagli più specifici e prassi standard relative alla fatturazione di cui dovresti essere a conoscenza.
Fatturare come un professionista
Ecco alcuni aspetti da tenere a mente che possono rendere immediatamente più professionali le tue fatture relative ai servizi fotografici.
Scegli il metodo di fatturazione più adatto
Nel settore della fotografia esistono un paio di metodi di fatturazione standard comunemente utilizzati, e la scelta del metodo più adatto dipende dal progetto. Per aiutarti a orientarti, ecco una descrizione dei diversi metodi, con i relativi pro e contro.
Tempo più costo
Fattura ai tuoi clienti il tempo impiegato per portare a termine un lavoro, oltre ai costi diretti sostenuti. La fattura riporterà le ore dedicate al progetto, alle quali verrà applicata la tua tariffa oraria. Verranno inoltre elencati tutti i costi diretti (spese di viaggio, modelli, noleggio di attrezzature speciali) e i relativi importi. Questo metodo è ideale per progetti in cui la quantità di lavoro o il tempo richiesto sono incerti, ed è spesso utilizzato per la fotografia di eventi, inclusi matrimoni ed eventi aziendali.
Pro
Ti garantisce di essere pagato per tutto il lavoro svolto e per eventuali spese impreviste.
Utile per i progetti in cui è difficile stimare la durata o se potrebbero essere necessari lavori aggiuntivi.
Contro
Rende le tue fatture più complesse e potresti dover fornire spiegazioni ai clienti.
Ad alcuni clienti non piacerà avviare un progetto senza aver concordato in anticipo un prezzo fisso.
Mostrare ai clienti il costo di ogni fase di un progetto può indurli a suggerire modi per risparmiare, ad esempio saltando una fase del processo.
Importo forfettario
Fattura ai tuoi clienti un prezzo fisso per un incarico specifico. Questo metodo di fatturazione è indicato ogni volta che sei sicuro di conoscere la mole di lavoro richiesta da un progetto. Ad esempio, i fotografi ritrattisti ricorrono spesso a questo metodo di fatturazione quando redigono la fattura per una sessione fotografica dedicata ai ritratti.
Pro
Adatto a progetti con un ambito ben definito.
Consente ai clienti di conoscere il prezzo in anticipo.
Verrà pagata la stessa cifra anche se porta a termine il lavoro in anticipo rispetto alla scadenza prevista.
Contro
Potresti ritrovarti a svolgere lavoro extra o a dedicare tempo a un progetto senza ricevere una retribuzione aggiuntiva.
Servizi - Spese - Licenze
Fattura ai tuoi clienti il tempo e le spese sostenute, oltre a un canone di licenza per l’utilizzo delle tue immagini per un determinato periodo di tempo. Questo metodo di fatturazione è particolarmente indicato per i progetti che prevedono un utilizzo su larga scala delle tue immagini (come la fotografia di prodotto per una campagna nazionale), poiché ti consente di applicare tariffe più elevate in base all’utilizzo delle immagini.
Per aiutarti a stabilire una tariffa equa, dai un'occhiata a questa guida su Come stabilire il prezzo delle tue fotografie, oppure usa questo calcolatore di utilizzo delle immagini a cura dell’Associazione dei Fotografi.
Pro
Puoi ottenere una retribuzione più alta a seconda della diffusione della tua immagine.
La proprietà delle immagini rimane a te. Una volta scaduto il periodo di licenza, il cliente dovrà rinnovarla oppure potrai vendere le immagini a qualcun altro.
Contro
È più complicato rispetto ad altri metodi di fatturazione.
Prevede l'obbligo di monitorare l'utilizzo delle immagini sia durante che dopo il periodo di validità della licenza.
Immagine tratta da Freshbooks
Scegliere un numero di fattura corretto
Il numero di fattura deve essere indicato chiaramente nella parte superiore di ogni fattura. In assenza di tale numero, la fattura non è considerata un documento legale. Ai fini fiscali e contabili, le regole standard relative ai numeri di fattura prevedono che questi siano sequenziali, che non vi siano salti numerici e che non venga mai riutilizzato un numero già utilizzato in precedenza.
Un modo per organizzarsi è quello di usare un sistema di numerazione delle fatture che includa la data. In questo modo, potrai capire subito quando è stata emessa ogni fattura. Ad esempio, la tua prima fattura dell’anno 2020 potrebbe essere “20001”.
Se ti stai chiedendo perché non semplificare le cose e usare “201” come primo numero di fattura per il 2020, è perché con sole tre cifre esaurirai rapidamente lo spazio disponibile; una volta raggiunto il numero 209, non potrai più assegnare un altro numero sequenziale.
Ma aggiungendo più cifre, avrai più spazio a disposizione per i numeri delle fatture. Quindi punta in alto per quanto riguarda il numero di lavori che otterrai quest’anno e aggiungi qualche cifra in più!
Includere le imposte
Le imposte sono spesso trascurate dai liberi professionisti che hanno appena iniziato la loro attività. Tuttavia, se dovrai pagare l’imposta sulle vendite sui compensi che incassi, è importante non dimenticare di includerla nelle tue fatture. Altrimenti, sarai costretto a pagarla di tasca tua in un secondo momento.
Le leggi fiscali relative alla fotografia variano notevolmente a seconda del luogo in cui ci si trova. Ad esempio, alcuni stati degli Stati Uniti non applicano alcuna imposta sulle vendite, altri tassano la vendita delle foto ma non i servizi fotografici, mentre altri ancora considerano tutti i servizi fotografici soggetti a tassazione in quanto parte del “processo di produzione” delle foto. Dovrai quindi verificare le norme applicabili nella tua zona.
Legislazione in materia di imposta sulle vendite nel settore fotografico per Stato degli Stati Uniti
Una volta individuata l’aliquota fiscale da applicare, inserirla nelle fatture è semplicissimo. E, come vedrai di seguito, esistono strumenti in grado di calcolarla automaticamente e di inserirla nelle fatture al posto tuo.
Per ulteriori informazioni sulla gestione degli aspetti fiscali della tua attività di fotografo, dai un’occhiata a questa guida: Tasse per freelance: La guida del professionista creativo alla contabilità e alle tasse.
Aggiungi i termini e le condizioni relativi ai ritardi di pagamento
Non sarebbe necessario includere informazioni quali le scadenze di pagamento e le politiche relative alle penali per i ritardi se tutti pagassero le fatture puntualmente, ma non è così. Pertanto, dovresti includere nella tua fattura una sezione concisa che indichi la data di scadenza del pagamento e l’importo della penale prevista in caso di ritardi. In questo modo, quando inevitabilmente un pagamento non arriverà in tempo, saprai cosa fare.
Non ti chiederai più se sia troppo presto per ricontattare il cliente. Anzi, sarà tutto lì, nero su bianco.
Se temi che l'addebito di more per ritardato pagamento possa compromettere il tuo rapporto con un cliente, puoi sempre decidere di rinunciarvi valutando caso per caso. Il semplice fatto di riportare i termini e le condizioni sulla fattura tende a costituire un incentivo efficace affinché i clienti paghino puntualmente, e ti servirà come riferimento in caso di controversia.
Una cosa da tenere presente è che esistono leggi che vietano l'applicazione di more eccessive, e queste variano a seconda della località. Pertanto, prima di procedere effettivamente alla riscossione delle more su una fattura scaduta, è opportuno verificare le norme vigenti nella propria zona.
Ecco un esempio professionale di termini e condizioni relativi a una penale per ritardato pagamento:
“Su tali addebiti potrebbero maturare interessi di mora pari al 2% del saldo residuo a settimana, oppure al tasso massimo consentito dalla legge.”
E se hai difficoltà a riscuotere i tuoi onorari, dai un’occhiata a questa guida su come chiedere con tatto al cliente di effettuare il pagamento:
7 modi per sollecitare il pagamento di una fattura senza sembrare insistente
Aggiungi un “Grazie”
Potrebbe sembrare una cosa da poco, ma il semplice fatto di inserire la frase “grazie” nella fattura può contribuire notevolmente a conferirle un tono più cordiale. E, che ci crediate o no, alcune ricerche dimostrano che le fatture che includono frasi come “grazie per la vostra fiducia” hanno il cinque per cento di probabilità in più di essere pagate.
E se vuoi fare uno sforzo in più, puoi usare il messaggio di ringraziamento per sottolineare il rapporto che hai con il cliente o per offrirgli un vantaggio, ad esempio:
“Grazie per avermi dato l’opportunità di lavorare con voi negli ultimi cinque anni. Vi sono grato per la fiducia che continuate a riporre in me.”
“Per ringraziarvi della vostra fedeltà, vorremmo offrirvi uno sconto del 10% sul vostro prossimo progetto”
Crea un logo
Inserire un logo è un ottimo modo per dare un tocco personale alle tue fatture. Quindi, se non l’hai ancora fatto, dovresti prendere in considerazione l’idea di creare il proprio logo. Un buon logo può:
Aiuta i clienti a ricordarsi di te
Conferisci un tocco di professionalità
Esprimi il tuo stile unico
Inoltre, molti modelli di fattura per fotografi prevedono uno spazio dedicato al logo. Quindi, se utilizzi uno di questi modelli e non hai un logo tutto tuo, la tua fattura potrebbe dare l'impressione che manchi qualcosa.
Immagine tratta da Hloom
Dove trovare modelli di fattura gratuiti
Su Internet ci sono molti siti dove è possibile trovare modelli gratuiti di fatture per servizi fotografici. Ma alcuni sono migliori di altri.
Ad esempio, è possibile scaricare una serie di modelli di fattura per Word ed Excel tramite il Sito web di Microsoft Office. Sebbene questi modelli funzionino bene, si tratta semplicemente di modelli generici che includono intestazioni relative a informazioni di cui probabilmente non avrai bisogno.
D'altra parte, se scegli un modello pensato appositamente per la fotografia, la fatturazione potrebbe risultare più semplice. Ecco quindi alcune opzioni di ottimi modelli di fattura per fotografi che puoi utilizzare gratuitamente.
Fattura semplice
Questa azienda produttrice di software di fatturazione offre diversi modelli gratuiti di fatture per fotografi; ogni modello è specifico per un diverso tipo di incarico fotografico, come “eventi”, “freelance” e “assistente fotografo”. La differenza principale tra questi modelli sta nel fatto che siano impostati per la fatturazione a tariffa oraria o a forfait.
I modelli standard di fattura per fotografi disponibili sul sito possono essere scaricati solo in formato Excel, quindi tienilo presente se non è il tuo programma preferito. Tuttavia, il sito web ti permette di personalizzare i modelli online e poi di stamparli o scaricarli in formato PDF.
Ciò significa che puoi utilizzare il loro editor online per modificare il design, i colori e l'impaginazione, e poi inserire tutte le informazioni necessarie per completare la fattura, senza dover creare un account. Inoltre, questo generatore di fatture per fotografi è in grado di calcolare e includere automaticamente le imposte.
Modello di fattura per la fotografia di matrimonio in formato Excel
Modello di fattura per servizi fotografici di eventi in formato Excel
FreshBooks
La società di contabilità FreshBooks offre diversi modelli gratuiti di fatture per fotografi. Il sito web offre anche la possibilità di personalizzare un modello online, ma per accedere a questa funzione è necessario creare un account gratuito.
Se stai cercando un modello di fattura accattivante che puoi scaricare in diversi formati di file, questa è un'ottima scelta.
Modello gratuito di fattura per servizi fotografici in formato Word
Modello gratuito di fattura per servizi fotografici in formato PDF
Hloom
Questa azienda è specializzata nella vendita di modelli di curriculum, ma offre anche una serie di modelli di fattura gratuiti da scaricare, tra cui diverse ottime opzioni per i fotografi.
Rispetto agli altri modelli presenti in questo elenco, quelli offerti da Hloom hanno uno stile un po’ più professionale e minimalista. Quindi, se desideri una fattura che vada dritta al sodo, senza colori che distraggano o elementi di design superflui, non cercare oltre. Hloom offre diversi modelli che includono ogni tipo di metodo di fatturazione di cui potresti aver bisogno.
Modello di fattura oraria per servizi fotografici in formato Word
Modello di fattura forfettaria per servizi fotografici in formato Word
Modello di fattura per servizi, spese e licenze in formato Word
Dimostra ai clienti che sei un professionista
Con tutta la concorrenza che c'è, può essere difficile farsi un nome come fotografo professionista. Quando sei agli inizi e stai cercando di costruirti una reputazione, dovresti fare tutto il possibile per dimostrare ai clienti che sei un professionista.
Ci sono diversi modi per farlo. Eccone alcuni:
Crea un fantastico sito web dedicato alla fotografia per attirare potenziali clienti e mettere in mostra il tuo talento.
Creare una strategia per i social media per promuovere la tua attività.
Utilizzo software di gestione dello studio per tenere sotto controllo tutti i tuoi appuntamenti, le tue finanze, la corrispondenza con i clienti e molto altro ancora.
Pubblica i tuoi lavori da una rivista o un sito web autorevole.
Partecipa a concorsi fotografici per iniziare a raccogliere riconoscimenti.
Le tue fatture sono solo un altro strumento da aggiungere all’elenco dei modi per convincere i clienti a tornare da te. E se metterai in pratica questi consigli, in men che non si dica realizzerai fatture perfette che stupiranno i clienti.
Vuoi altri consigli su come gestire un'attività nel settore della fotografia? Dai un'occhiata a queste guide!
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