Se você trabalha como fotógrafo freelancer ou tem seu próprio negócio de fotografia, é essencial saber como criar uma fatura adequada.
Por um lado, é o que permite que você receba o pagamento! Mas, quase tão importante quanto isso, suas faturas podem ser outra forma de mostrar aos clientes que você é um profissional.
Suas faturas dizem muito sobre você
Vamos encarar os fatos. Se suas faturas parecerem amadoras, isso passará a mensagem errada. Isso sugere que você pode ser inexperiente, desatento ou que não se esforça o suficiente em seu trabalho. E se você não incluir todas as informações de que o cliente precisa, ele pode ficar irritado por ter de entrar em contato com você só para pagar a conta.
Por outro lado, se suas faturas forem bem elaboradas e fáceis de entender, é mais provável que os clientes voltem a procurar você no futuro. E criar faturas com aparência profissional é fácil quando você sabe como fazê-lo.
Há muitos exemplos excelentes de faturas de fotografia disponíveis on-line, e há modelos gratuitos que são rápidos e simples de usar. Mas para aproveitar ao máximo esses modelos, você precisa saber exatamente como preenchê-los.
Isso inclui tudo, desde o conhecimento das informações essenciais até a escolha do método de faturamento correto e a definição de uma taxa de pagamento justa. Portanto, antes de vermos alguns exemplos de modelos de faturas de fotografia que você pode usar, vamos ver quais informações você deve incluir.
Imagem via Modelos do Microsoft Office
Informações essenciais para faturas de fotografia
Essas são as informações essenciais. As informações a seguir devem ser incluídas em todas as faturas de fotografia que você criar. Muitas delas não são apenas uma questão de profissionalismo, mas são realmente necessárias para fins legais ou fiscais. Portanto, certifique-se de que suas faturas incluam:
Um número de fatura
A data
Suas informações (nome ou nome da empresa, endereço e detalhes de contato)
Informações do beneficiário (nome e endereço do cliente)
Descrição dos serviços
Encargos
Detalhes do pagamento
A maioria dos modelos de fatura evitará que você se esqueça desses itens, pois há um espaço em branco ou um cabeçalho para cada um deles. Entretanto, há muitos detalhes e práticas padrão de faturamento dos quais você também deve estar ciente.
Faturamento como um profissional
Aqui estão algumas coisas que você deve ter em mente e que podem tornar instantaneamente suas faturas de fotografia mais profissionais.
Escolha o método de cobrança correto
Existem alguns métodos de cobrança padrão comumente usados no setor de fotografia, e o tipo que você deve usar depende do projeto. Para ajudar você a entender isso, aqui estão as descrições e os prós e contras dos diferentes métodos.
Tempo mais custo
Você pode cobrar de seus clientes o tempo necessário para concluir um trabalho, além dos custos diretos envolvidos. Sua fatura anotará as horas que você gastou no projeto e, em seguida, aplicará sua taxa de pagamento. Ela também listará todos os custos diretos (viagens, modelos, aluguel de equipamentos especiais) e os encargos de cada um. Esse método é ideal para projetos em que a quantidade de trabalho ou o tempo necessário é incerto, e é frequentemente usado para fotografia de eventos, inclusive casamentos e eventos corporativos.
Prós
Garante que você seja pago por todo o trabalho que fizer e por quaisquer custos imprevistos.
Útil para projetos em que é difícil estimar o tempo que levará ou se pode haver necessidade de trabalho extra.
Contras
Faz com que suas faturas pareçam mais complicadas, e você pode precisar explicar as coisas aos clientes.
Alguns clientes não gostam de iniciar um projeto sem um preço definido de antemão.
Mostrar aos clientes o custo de cada aspecto de um projeto pode levá-los a sugerir maneiras de economizar dinheiro, como pular uma etapa do seu processo.
Montante fixo
Você pode cobrar de seus clientes um preço definido para uma tarefa específica. Esse método de faturamento é adequado sempre que você tiver certeza de que sabe a quantidade de trabalho que um projeto exigirá. Por exemplo, os fotógrafos de retratos geralmente usam esse método de faturamento ao criar uma fatura de sessão de fotos para uma sessão de retratos.
Prós
Adequado para projetos com um escopo bem definido.
Isso permite que os clientes vejam o preço antecipadamente.
Você recebe o mesmo pagamento, mesmo que termine o trabalho antes do prazo.
Contras
Você pode acabar fazendo trabalho extra ou gastando tempo em um projeto sem remuneração extra.
Despesas com serviços - licenciamento
Você pode cobrar de seus clientes o tempo e as despesas, bem como uma taxa de licenciamento de suas imagens por um período de tempo específico. Esse método de cobrança é mais adequado para projetos que envolvem o uso de suas imagens em grande escala (como fotografia de produtos para uma campanha nacional) porque você pode cobrar mais com base no uso da imagem.
Para ajudar você a calcular uma taxa justa, dê uma olhada neste guia sobre como precificar sua fotografiaou use isto calculadora de uso de imagem da Associação de Fotógrafos.
Prós
Você pode receber um pagamento maior com base na amplitude com que sua imagem é usada.
Você mantém a propriedade de suas imagens. Após o término do período de licenciamento, o cliente precisará renovar ou você poderá vender as imagens para outra pessoa.
Contras
Mais complicado do que outros métodos de cobrança.
Cria a responsabilidade de monitorar o uso da imagem durante e após o prazo da licença.
Imagem via Freshbooks
Escolha um número de fatura adequado
O número da fatura deve ser claramente indicado na parte superior de cada fatura. Sem ele, a fatura não é considerada um documento legal. Para fins fiscais e contábeis, as regras padrão para números de faturas são que eles devem ser sequenciais, evitar lacunas e você nunca deve repetir um número usado anteriormente.
Uma maneira de você se manter organizado é usar um sistema de numeração de faturas que inclui a data. Dessa forma, você pode saber rapidamente quando cada fatura foi criada. Por exemplo, sua primeira fatura para o ano de 2020 poderia ser "20001″.
Se você está se perguntando por que não manter a simplicidade e usar "201″ como o primeiro número de fatura para 2020, é porque com apenas três dígitos você ficará rapidamente sem espaço; você não poderá fazer outro número sequencial depois de chegar a 209.
Mas ao incluir mais dígitos, você deixa mais espaço para os números da fatura. Portanto, seja ambicioso quanto ao número de empregos que você conseguirá este ano e inclua alguns dígitos extras!
Incluir os impostos
Os impostos são frequentemente ignorados pelos freelancers que estão começando. Mas se você tiver que pagar imposto sobre vendas sobre as taxas que cobrar, não se esqueça de incluí-lo em suas faturas. Caso contrário, você será forçado a pagá-lo do seu próprio bolso mais tarde.
As leis tributárias referentes à fotografia variam muito, dependendo de sua localização. Por exemplo, alguns estados dos EUA não cobram nenhum imposto sobre vendas, alguns estados tributam as vendas de fotos, mas não os serviços de fotografia, e outros consideram todos os serviços de fotografia tributáveis porque fazem parte do "processo de fabricação" de fotos. Portanto, você terá de pesquisar as regras aplicáveis à sua área.
Depois que você souber a taxa de imposto a ser aplicada, é simples adicioná-la às suas faturas. E, como você verá a seguir, há ferramentas que podem calculá-la para você e adicioná-la às suas faturas automaticamente.
Para obter mais informações sobre como lidar com os impostos de sua empresa de fotografia, dê uma olhada neste guia: Impostos para freelancers: The Creative Professional's Guide to Accounting and Taxes (Guia do Profissional Criativo para Contabilidade e Impostos).
Adicionar termos e condições para pagamentos atrasados
Não seria necessário incluir itens como datas de vencimento do pagamento e políticas de taxas de atraso se todos pagassem suas contas prontamente, mas esse não é o caso. Portanto, você deve incluir uma seção concisa em sua fatura para identificar quando o pagamento deve ser feito e qual é a penalidade para pagamentos atrasados. Dessa forma, quando um pagamento inevitavelmente não chegar no prazo, você saberá o que fazer.
Você não terá dúvidas sobre se é muito cedo para fazer o acompanhamento e entrar em contato com o cliente. Em vez disso, você terá tudo isso em preto e branco.
Se você tem medo de que a cobrança de taxas de atraso prejudique seu relacionamento com um cliente, sempre poderá decidir renunciar a elas caso a caso. O simples fato de ter os termos e condições em sua fatura tende a ser um incentivo eficaz para que os clientes paguem em dia, e eles estarão lá se você precisar deles em caso de disputa.
Um aspecto a ser observado é que existem leis contra a cobrança de taxas de atraso excessivas, e elas variam de acordo com o local. Portanto, antes de cobrar taxas atrasadas de uma conta vencida, você deve consultar as regras aplicáveis em sua região.
Aqui está um exemplo profissional de termos e condições para uma penalidade por atraso de pagamento:
"Essas cobranças podem acumular juros de mora de 2% do saldo devedor por semana, ou a taxa máxima permitida por lei."
E se você estiver tendo problemas para receber seus honorários, dê uma olhada neste guia sobre como pedir um pagamento ao cliente com muito tato:
7 maneiras de fazer o acompanhamento de uma fatura sem parecer um chato
Inclua um "obrigado"
Pode parecer uma coisa sem importância, mas simplesmente incluir a frase "obrigado" em sua fatura pode ajudar muito a dar a ela um tom mais amigável. E, acredite você ou não, há pesquisas que mostram que faturas que incluem frases como "obrigado pelo seu negócio" têm cinco por cento mais chances de serem pagas.
E se quiser ir além, você pode usar a mensagem de "obrigado" como uma forma de reconhecer seu relacionamento com o cliente ou oferecer a ele uma vantagem, como, por exemplo:
"Obrigado pela oportunidade de atendê-lo nos últimos cinco anos. Agradeço por você continuar fazendo negócios."
"Como agradecimento pelo seu negócio contínuo, gostaríamos de oferecer a você 10% de desconto no seu próximo projeto"
Criar um logotipo
A inclusão de um logotipo é uma ótima maneira de dar um toque pessoal às suas faturas. Portanto, se ainda não o fez, você deve considerar Criando seu próprio logotipo. Um bom logotipo pode:
Ajude os clientes a se lembrarem de você
Adicione um senso de profissionalismo
Transmita seu estilo único
Além disso, muitos modelos de fatura de fotógrafo incluem um espaço para o logotipo em seu design. Portanto, se você usar um desses modelos e não tiver seu próprio logotipo, sua fatura pode parecer que algo está faltando.
Imagem via Hloom
Onde encontrar modelos de faturas gratuitas
Há muitos lugares on-line onde você pode encontrar modelos gratuitos de faturas de fotografia. Mas alguns são melhores do que outros.
Por exemplo, você pode obter uma série de modelos de faturas para Word e Excel por meio do Site do Microsoft Office. Embora esses modelos funcionem bem, eles são apenas modelos genéricos e incluem cabeçalhos para informações que você provavelmente não precisará.
Por outro lado, se você escolher um modelo criado especificamente para fotografia, poderá simplificar o faturamento. Portanto, aqui estão algumas opções de ótimos modelos de fatura para fotógrafos que você pode usar gratuitamente.
Fatura simples
Essa empresa de software de faturamento oferece vários modelos gratuitos de faturas de fotografia, e cada modelo é indicado para um tipo diferente de trabalho fotográfico, como "evento", "freelancer" e "assistente de fotografia". A principal diferença entre eles é se estão configurados para cobrar uma taxa por hora ou um valor fixo.
Os modelos padrão de fatura de fotógrafo do site só podem ser baixados no formato Excel, portanto, lembre-se disso se esse não for o seu programa preferido. Mas o site permite que você personalize os modelos on-line e depois os imprima ou baixe como PDFs.
Isso significa que você pode usar o editor on-line para ajustar o design, as cores e o layout e, em seguida, inserir todas as informações para concluir a fatura, sem a necessidade de criar uma conta. Como bônus, esse gerador de faturas de fotografia pode calcular e incluir automaticamente os impostos.
Modelo de fatura de fotografia freelance em planilha do Excel
Modelo de fatura de fotografia de casamento em planilha do Excel
Modelo de fatura de fotografia de eventos em planilha do Excel
FreshBooks
A empresa de contabilidade FreshBooks oferece alguns estilos diferentes de modelos gratuitos de faturas de fotografia. O site também oferece a opção de personalizar um modelo on-line, mas você precisará criar uma conta gratuita para ter acesso a esse recurso.
Se você estiver procurando por um modelo de fatura atraente que possa ser baixado em vários formatos de arquivo, essa é uma ótima opção.
Hloom
Essa empresa é especializada na venda de modelos de currículo, mas também oferece uma variedade de modelos de fatura gratuitos para download, incluindo várias opções excelentes para fotógrafos.
Quando comparados com os outros modelos desta lista, os oferecidos pela Hloom são um pouco mais comerciais e minimalistas. Portanto, se você quiser uma fatura que vá direto ao ponto, sem cores que distraiam ou elementos de design desnecessários, não procure mais. A Hloom oferece vários modelos que incluem cada tipo de método de faturamento que você possa precisar.
Mostre aos clientes que você é um profissional
Com toda a concorrência que existe, pode ser difícil fazer um nome para você como fotógrafo profissional. Quando você está apenas começando e tentando construir uma reputação, deve fazer tudo o que puder para mostrar aos clientes que é um profissional.
Há várias maneiras de fazer isso. Algumas delas incluem:
Crie um ótimo site de fotografia para atrair clientes em potencial e mostrar seu talento.
Crie uma estratégia de mídia social para promover seu negócio.
Usar software de gerenciamento de estúdio para que você fique por dentro de todos os seus compromissos, finanças, correspondência com clientes e muito mais.
Faça com que seu trabalho seja publicado por uma revista ou site de boa reputação.
Participe de concursos de fotografia para começar a receber elogios.
Suas faturas são apenas mais uma ferramenta a ser adicionada à lista de maneiras de convencer os clientes a voltarem sempre. E se você colocar essas dicas em prática, em pouco tempo estará criando faturas perfeitas que impressionam os clientes.
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