Você treme de medo toda vez que entra no seu e-mail? Sua lista de subpastas está fora de controle? Seus amigos riem do número enorme no topo do ícone de e-mail do seu telefone? Parece que você precisa de ajuda para dominar a arte de gerenciar e-mails! Não tenha medo - estamos aqui para oferecer um pouco de ajuda sobre e-mail aos nossos colegas criadores, desde nosso software de gerenciamento de e-mail favorito até nossas melhores dicas de gerenciamento da caixa de entrada.
Mas primeiro...
Então, por que o gerenciamento de e-mail é importante?
Como criador, você provavelmente passa a maior parte do seu tempo criando, com tarefas administrativas obrigatórias espremidas sempre que possível. Isso geralmente faz com que você tenha que se preocupar em recuperar o tempo perdido, perdendo fins de semana preciosos para lidar com o faturamento ou com a caixa de entrada lotada. Pior ainda, essas tarefas administrativas podem começar a afetar você. real Você pode perder tempo com o trabalho, seja perdendo um e-mail importante de um cliente ou não cumprindo o prazo de uma fatura. É por isso que dominar o gerenciamento de e-mails é tão importante; isso libera seu tempo para a tarefa mais importante de todas: produzir um ótimo trabalho para você. site de portfólio on-linepara que você possa conquistar mais clientes.
(Você ainda não tem um portfólio on-line? Não se preocupe! Use um Criador de sitesVocê pode criar um lindo portfólio on-line em minutos. Certifique-se de escolher um com modelos legais para que você possa mostrar todo o seu trabalho incrível e impressionar os clientes! Também vale a pena escolher uma que tenha um blog incorporadoque é ótimo para obter mais tráfego para seu site, e um loja on-lineCaso você queira vender seus produtos diretamente do seu portfólio on-line).
Estou ansioso para ter mais tempo para você curar você tem um portfólio? Vamos entrar nessas estratégias de organização de e-mail - vamos fazer com que você chegue à caixa de entrada zero em pouco tempo!
1. Relaxar
Um dos maiores erros que qualquer pessoa pode cometer ao tentar dominar a organização da caixa de entrada é se estressar demais para dar conta de todos os e-mails de uma só vez. Você deve relaxar! A caixa de entrada zero é um objetivo incrível, mas você também não deve se culpar por ter e-mails não lidos quando está tão ocupado quanto está, produzindo opções de design para clientes ou planejando seu próximo Filmagem TFP. A melhor maneira de gerenciar e-mails é, ironicamente, resistir à vontade de verificar sua caixa de entrada constantemente. Essa também é uma ótima maneira de aumentar sua produtividade. autocuidado.
2. Reserve horários específicos para responder aos e-mails
Com que frequência você pega seu telefone e verifica seus e-mails logo ao acordar? Todos os dias, certo? Pare. Uma das melhores coisas que os artistas podem fazer por si mesmos é cuidar das pequenas coisas, uma etapa de cada vez. Programe determinados horários do dia para que você possa acompanhar sua caixa de entrada. Sabemos que é tentador dar uma espiada, mas você precisa seguir o plano! Você reduzirá os níveis de estresse e isso também é ótimo para gerenciamento de tempoVocê será mais produtivo, pois não estará verificando sua caixa de entrada a cada 60 segundos.
Você ainda tem e-mails para ler e seu tempo está acabando? Afaste-se da caixa de entrada! Limitar a quantidade real de tempo que você passa na caixa de entrada trabalhando na organização dos e-mails é igualmente importante.
3. Use a regra dos dois minutos
Há algo em sua caixa de entrada que você levará dois minutos ou menos para responder? Tente respondê-la imediatamente. Isso ajuda a manter sua caixa de entrada livre de bagunçaAlém disso, ele também ajuda você a alocar o tempo que gasta para ficar em dia com os e-mails em coisas que exigem um pouco mais de tempo e atenção.
4. Mantenha-o organizado
Sinalizar e-mails parece uma boa ideia no momento, mas, na maioria das vezes, você está apenas aumentando a carga de trabalho futura. Tenha calma com você e Mantenha-o limpo. As configurações da conta de e-mail são facilmente personalizáveis. Você é uma pessoa criativa: os recursos visuais são a sua praia, então por que não refletir isso nas configurações de e-mail? Quem disse que o gerenciamento da caixa de entrada de e-mail não pode ser divertido? Tente codificar seus e-mails por cores e organizar as mensagens em pastas separadas. Ter pastas diferentes relacionadas a prazos ou eventos futuros também pode ser uma ótima maneira de manter sua caixa de entrada organizada. Os filtros e as pastas são ferramentas incríveis de gerenciamento de e-mail que são fáceis de dominar rapidamente e que facilitam sua vida imediatamente depois que você as descobre.
5. Experimente o software de gerenciamento de e-mail
Atualmente, há muitos sistemas excelentes de gerenciamento de e-mail no mercado. Caixa postal expressa é um excelente software de gerenciamento de e-mail que pode ajudar freelancers e profissionais criativos a organizar sua caixa de entrada. E ele é gratuito! O sistema de arquivamento de e-mails organiza os e-mails para você criando várias guias, como em um navegador da Web. Os usuários também podem postar facilmente coisas em suas contas de mídia social por meio do Postbox Express, bem como importar fotos de perfil e catálogos de endereços diretamente para o Facebook ou LinkedIn. Esse é apenas um exemplo dos muitos sistemas de gerenciamento de e-mail existentes que oferecem soluções de arquivamento de e-mail igualmente fantásticas para que você possa realmente ficar por dentro das suas novas e empolgantes perspectivas de carreira. Aqui estão alguns outros de que gostamos:
Correio de Edison: Possui um assistente integrado que categoriza os e-mails para você, além de pesquisa super-rápida e notificações inteligentes.
Caixa de entrada quando você estiver pronto: Essa extensão do Chrome oculta sua caixa de entrada cheia de mensagens para que você possa escrever e-mails em paz, sem o estresse da caixa de entrada.
E-mail no convés: Use um endereço de e-mail temporário gratuito para se cadastrar (sem que você receba real em qualquer lista!).
Você pode conferir mais opções divertidas aqui.
6. Tenha conversas reais quando você puder
Tópicos de e-mail que poderiam ser substituídos por um rápido bate-papo em tempo real são a ruína da existência de todo profissional que trabalha. O que você pode fazer para resolver esse problema? Seja proativo e ajude todos a evitar a sobrecarga de e-mails. Seja você quem inicia as conversas cara a cara e incentive os outros a se comunicarem com você de maneira semelhante. Há também uma variedade de aplicativos de mensagens para manter você, seus colegas de trabalho ou seus clientes informados. O Slack é uma ótima opção para manter contato, além de ser o favorito dos fãs entre os criativos.
7. Criar respostas de modelo
Provavelmente, há muitas vezes em que você se pega digitando exatamente a mesma resposta para trinta pessoas diferentes durante a semana. Sua mensagem de agradecimento aos clientes é sempre bastante padronizada, e sua explicação sobre seu portfólio ou suas tarifas geralmente é exatamente a mesma. (Dica profissional: coloque suas taxas em seu portfólio para que você não precise enviar todos esses e-mails). Uma dica importante para a caixa de entrada: respostas com modelos! Crie uma série de respostas automáticas para diferentes cenários comuns com antecedência. Dessa forma, você poderá dedicar mais tempo valioso à criação desse portfólio on-line.
8. Agilize o processo de prova do cliente
Gerenciar o vai-e-vem aparentemente interminável de e-mails de clientes pode ser uma dor de cabeça extrema. Uma maneira de colocar sua organização de e-mail nos trilhos? Obter um site com prova de cliente on-line integrada. Dessa forma, você pode reduzir todos os arquivos gigantescos que são enviados para aprovações e ajustes e gerenciar tudo a partir do seu portfólio on-line.
9. Experimente a regra 80/20
Esse conceito, frequentemente usado em econômicoVocê pode aplicar a praticamente qualquer coisa... inclusive o gerenciamento de e-mails. A ideia geral é que 80% de resultados vêm de apenas 20% de ação. Quando se trata de gerenciamento de e-mailComece perguntando a si mesmo quais e-mails geram mais valor para você (ou seja, o que é você 20%?), e você deve agir de acordo com eles para gerar grandes resultados. Priorize os e-mails que levam a novos clientes, entrevistas e oportunidades de networking, e você provavelmente verá um grande aumento em sua produtividade geral.
Agora que você tem esta lista de dicas de caixa de entrada para ajudá-lo a gerenciar melhor seus e-mails, o cobiçado status de caixa de entrada zero está ao seu alcance - boa sorte!
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