Guía detallada para crear un contrato de fotografía inmobiliaria

Aprenda todo lo que debe incluir en su contrato de fotografía inmobiliaria para protegerse y proteger su negocio.

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Todo fotógrafo sabe que los clientes vienen con distintos niveles de experiencia trabajando con profesionales creativos. Muchos también vienen con sus propias expectativas. Cuando se trata de fotografía inmobiliaria, hay mucho en juego debido al precio de las propiedades y al deseo del cliente de captar las imágenes más atractivas.

Para ayudarle a navegar por esta industria, armarse con un portafolio de fotografía inmobiliaria y un contrato de fotografía inmobiliaria es una de las cosas más inteligentes que puedes hacer. Asegurarte de que todos tus proyectos incluyen un contrato ayuda a protegerte a ti y a tu negocio de interacciones desagradables con el cliente y garantiza que, al final del día, te paguen.

Este artículo ofrece consejos sobre cómo crear el contrato y los aspectos importantes que deben tener en cuenta los fotógrafos, como las condiciones, el plazo de pago, los entregables, etc.

¿Necesita contratos para las sesiones de fotografía inmobiliaria?

Si sigues pensando que no necesitas un contrato de fotografía, imagínate lo siguiente: Después de enviar tus archivos y sentirte satisfecho por un trabajo bien hecho, recibes un correo electrónico de vuelta. El cliente esperaba que le entregaras más fotos de la propiedad y dice que retendrá el pago hasta que satisfagas su demanda. Sin embargo, capturar las imágenes adicionales significa que tendrías que volver a la propiedad, encontrar un momento en el que el agente inmobiliario pueda dejarte entrar en la propiedad -conllevando honorarios adicionales por su tiempo-, capturar las imágenes y editarlas, todo ello de tu propio bolsillo. Sin embargo, empezar con un contrato significa que dispones de un acuerdo concreto en el que se describen los elementos que vas a entregar.

Razones para tener contratos de fotografía inmobiliaria como fotógrafo

Hay muchas razones por las que tener un contrato puede ser una necesidad y no sólo un detalle. Por ejemplo:

Requisitos del campo de trabajo. La fotografía comercial inmobiliaria conlleva grandes expectativas de calidad y convenciones de formato, como capturas desde ángulos y alturas específicos en interiores y exteriores. También suele conllevar una tarifa de servicio más elevada debido a la cantidad de coordinación y volumen de imágenes capturadas, procesadas y entregadas.

Trabajo de cartera. Como fotógrafo inmobiliario, llegará un momento en que otro profesional inmobiliario, como un diseñador de propiedades, un agente inmobiliario, constructores u otros contratistas, le pida que haga fotos para su cartera. En estos casos, se recomienda que la otra parte firme un contrato. Esto se debe a que es probable que el trabajo que produzcas se utilice para anunciar su negocio en revistas y otras formas de publicación, y la única forma de asegurarte de que te paguen por ello es incluir el alcance y las limitaciones del uso de tus fotos cuando se las entregues al cliente. En este caso, el contrato también te protege legalmente si el cliente utiliza tus fotos para promocionar tu trabajo sin avisarte para evitar pagos adicionales.

Exclusividad. A veces, los clientes quieren que te dediques a sus proyectos en exclusiva durante un periodo de tiempo. Para estas ocasiones, es importante contar con un contrato que contemple qué incumple y qué no incumple la cláusula de exclusividad. Por ejemplo, tu cliente debe poder ofrecerte un número acordado de proyectos durante un periodo de tiempo concreto que te permita alcanzar tus objetivos de beneficios. Además, entender la duración de la exclusividad también es importante antes de tomar una decisión. Los contratos de exclusividad suelen producirse después de que se haya establecido una larga relación de confianza entre el cliente y el fotógrafo, por lo que actuar con la debida diligencia para proyectarla puede ser la diferencia entre una relación comercial interrumpida y una floreciente.

Clientes morosos. A veces, desde el principio de la interacción con un cliente se tiene la incómoda sensación de que la relación laboral no va a ser fácil. Puede que cambien de opinión una y otra vez, o que sean francos sobre problemas de liquidez que les impidan efectuar un pago. Otras veces, clientes aparentemente perfectos pueden convertirse en problemas de la noche a la mañana y empezar a hacer demandas poco razonables y requerir atención inmediata. Todos y cada uno de los fotógrafos interactuarán con al menos un cliente problemático que intente tomar el pago como rehén. En estos casos, ser capaz de señalarles una lista concreta de entregas en tu contrato puede ayudar a poner fin a una guerra de palabras del tipo "él dijo, ella dijo, ellos dijeron" con un documento concreto y legalmente vinculante.

Esencialmente, un contrato de fotografía existe para proteger a los fotógrafos inmobiliarios de factores impredecibles que usted no puede controlar y ayuda a que el cliente se responsabilice de la entrega, las condiciones de trabajo y la compensación. También puede existir para beneficiarte en función de cómo se utilizarán las imágenes después de que las compartas con el cliente. Si estas son las condiciones de trabajo que te interesan, sigue leyendo sobre cómo redactar un contrato.

vista aérea del edificio
  • Información de ambas partes;

  • Ámbito de aplicación del acuerdo;

  • Datos de reserva y pago

  • Requisitos;

  • Tasas adicionales;

  • Entrega;

  • Derechos/Licencias;

  • Liberación de la propiedad;

  • Firma.

Aunque esta lista pueda parecer engorrosa, la buena noticia es que sólo tiene que elaborar un contrato inmobiliario una vez para crear su base. A continuación, puede adaptar determinadas partes del contrato en función de las características específicas del nuevo proyecto. Por ejemplo, para fotografiar propiedades más lejanas, podría considerar incluir una compensación por viaje más amplia.

Además, siga leyendo para obtener consejos útiles sobre lo que debe considerar incluir en cada sección de su contrato.

Información sobre ambas partes

Esta sección incluye la mayor parte de la información de contacto de ambas partes en un lugar centralizado. Incluye el nombre completo, la dirección postal, la dirección de correo electrónico y los números de teléfono de contacto de cada parte. También es el tipo de información que se utiliza para la facturación más adelante en la relación.

Condiciones de uso

Esta parte del acuerdo es la que más varía de un proyecto fotográfico a otro. En esta sección se proporciona información sobre el alcance del proyecto. Asegúrese de incluir:

  • Dirección de la propiedad que se va a fotografiar y zonas clave que se van a captar

  • Fecha prevista de entrega del proyecto y otras fechas clave (por ejemplo, rodajes)

  • Número y formato de las fotos entregadas

  • Servicios incluidos en el contrato (puesta en escena, fotografía con dron, iluminación)

  • Número de horas de postproducción cubiertas por el contrato

  • Rondas de feedback u horas de esfuerzo cubiertas por el contrato

  • Método de entrega (correo electrónico, enlace temporal de almacenamiento en la nube, USB)

  • Cualquier solicitud adicional del cliente

Debe describir el proyecto con el mayor detalle posible para evitar confusiones o desacuerdos posteriores.

Reserva y pago

Después de las Condiciones de servicio, las secciones de Reserva y Pago pueden considerarse la segunda sección del contrato, si no la más importante, porque garantiza que usted cobre. Esta parte del contrato incluye información sobre quién es responsable de reservar los servicios de los distintos socios del proyecto y cómo se gestionará el pago. Hay que incluir:

  • Lista de nombres comerciales de las partes que requieren reserva (iluminación, puesta en escena, etc.)

  • Indique el tiempo y el apoyo que necesita cada socio

  • Quién será responsable de reservar sus servicios el día del rodaje

En la sección de pagos del contrato, no olvides incluir información sobre:

  • Condiciones de pago (por ejemplo, 30 días desde la entrega de los bienes)

  • Cómo se efectuará el pago (transferencia electrónica o cheque)

  • Considera la posibilidad de pedir un depósito a la confirmación del rodaje, que puede ser una cantidad fija en dólares o una horquilla del 25-50% del coste total del proyecto.

  • Indique claramente que la entrega final de los activos se producirá tras la confirmación del pago; el plazo estándar del sector es de 12 a 24 horas.

Nadie quiere tener que pagar después de haber enviado el producto final. Para solucionar este problema, puedes enviar al cliente imágenes de menor resolución y con marca de agua para que las revise antes de la entrega final. La entrega final de los archivos del proyecto sólo debe producirse una vez que se haya efectuado el pago.

Preparación de la propiedad

Como parte de su contrato, también debe incluir qué tipo de preparación de la propiedad se llevará a cabo antes o como parte de la sesión fotográfica. Por ejemplo, debe detallar si los servicios de montaje e iluminación correrán a cargo del fotógrafo o de otra empresa. Además, debe indicar claramente quién es el responsable de reservar, coordinar y comunicarse con estas partes.

Cuando la sesión fotográfica inmobiliaria implique trabajar con otros contratistas, merece la pena incluir un planteamiento sobre si el fotógrafo espera que las otras partes aporten algo para que la sesión sea un éxito. Del mismo modo, es posible que también desee incluir información sobre la compensación en caso de que la sesión fotográfica tenga que reprogramarse debido a la disponibilidad de otro contratista o a la falta de suministro de los productos previstos.

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  • Cancelación. Considera la posibilidad de incluir importes de penalización en caso de que el cliente cancele el contrato antes de su finalización. También puedes añadir detalles en función de en qué fase del proyecto se produzca la cancelación. Por ejemplo, la captura de las fotos y la postedición son dos grandes áreas de esfuerzo implicadas en un proyecto. Considera la posibilidad de incluir una penalización por cancelación asociada a cada una de ellas.

  • Reprogramación. Incluya la cantidad que el cliente espera pagar en caso de que necesite reprogramar el rodaje o que los bienes se entreguen antes de lo previsto.

  • Llegada tardía. Cuando se trata de bienes inmuebles, los fotógrafos y el equipo de iluminación sólo pueden entrar en la propiedad acompañados por el cliente. Para asegurarte de que se te reembolsa el tiempo invertido en caso de que el cliente llegue tarde el día de la sesión, considera la posibilidad de incluir esta cláusula en tu contrato.

Aunque puede resultar incómodo plantear estos temas al cliente al embarcarse en un proyecto, incluirlos en el contrato facilita mucho las cosas en lugar de tener que abordarlos sin haber fijado las expectativas de antemano.

Provisión de inmovilizado material

La parte de propiedad y equipamiento de su contrato cubre qué software y hardware se utilizará como parte de la captura y entrega de los activos del proyecto. El propósito de esta sección es captar las expectativas del cliente sobre los tipos de equipos que se utilizarán como parte del proyecto. Esta sección puede incluir:

  • Lista de cámaras que se utilizarán

  • Lista de objetivos que estarán disponibles el día del rodaje

  • Cualquier equipo de iluminación o montaje cubierto por el contrato

  • Información sobre programas de postedición

Incluir esta sección ayuda a evitar sorpresas desagradables el día de la sesión. Por ejemplo, si el cliente está acostumbrado a utilizar un objetivo gran angular para captar fotos de pequeñas propiedades, incluir esta sección te ahorra tener que retrasar la foto o hacer esperar al cliente mientras corres a tu casa o estudio para conseguir el equipo que esperan que tengas para el trabajo.

Si es usted principiante, puede consultar este artículo relacionado que presenta 19 consejos de fotografía inmobiliaria.

Desplazamiento

Cuando se trata de fotografía inmobiliaria, desplazarse al lugar de la propiedad es una parte constante del trabajo. Por ello, es aconsejable solicitar una compensación por este servicio como parte del pago del proyecto. Hay dos maneras de abordar los gastos de viaje:

  • Tarifa plana. Fije una cantidad que cubra su viaje de ida y vuelta.

  • Recuento de kilómetros. Una cantidad numérica que esperas que te reembolsen por cada kilómetro que recorras. Esta cifra debe tener en cuenta el precio actual de la gasolina.

Puede discutir con su cliente qué método prefiere. Como consejo, para lugares más alejados, puede tener más sentido no ofrecer al cliente la opción de tarifa plana. Asegúrese de tener en cuenta el tiempo de desplazamiento cuando calcule el número total de horas que espera dedicar a un proyecto.

Derechos de uso y licencia

Incluir información sobre la titularidad de la propiedad es importante porque es una de las áreas de la fotografía inmobiliaria que más se malinterpreta, especialmente entre los clientes menos experimentados. Como resultado, usted debe delinear claramente la licencia que cubre el proyecto, tales como:

  • El lugar donde se alojará su obra

  • Si procede, frecuencia de utilización de las imágenes en el medio

  • Si procede, duración del uso de las imágenes antes de que deba adquirirse una licencia adicional

Como fotógrafo, sigues siendo el propietario de las imágenes que capturas. Ser explícito al respecto en las cláusulas del contrato puede ayudar a garantizar que se te pague por los usos posteriores de las imágenes, que pueden indicarse en la cláusula de uso comercial del contrato.

Condiciones de uso comercial

A menudo, los clientes quieren utilizar las imágenes que capturaste como parte de materiales promocionales para ayudarles a promocionar su negocio. En estos casos, tienen que pagar la licencia de las imágenes cuando se utilizan fuera del proyecto o medio originalmente previsto. Sin embargo, muchos clientes desconocen esta condición y asumen que los fotógrafos renuncian a cualquier derecho de propiedad de la imagen cuando envían las imágenes finales.

Por ello, es importante hacerles saber que están adquiriendo una licencia para utilizar las imágenes que usted les proporciona en un contexto determinado, por ejemplo, para un anuncio inmobiliario. El uso adicional de las imágenes requiere la obtención de una licencia comercial y un pago adicional.

Entorno de trabajo seguro e indemnización

Como ya hemos dicho, nadie quiere pensar en el peor de los casos. Sin embargo, los contratos ayudan a proteger a los fotógrafos en caso de que ocurra. Por eso es buena idea incluir una cláusula sobre la responsabilidad del cliente de proporcionar unas condiciones de trabajo seguras. Por ejemplo, es razonable esperar que no haya obras importantes en la propiedad el día de la sesión.

Además, considere la posibilidad de incluir una cláusula de indemnización en su contrato. El objetivo de una cláusula de indemnización es asegurarte de que serás compensado en caso de pérdida, responsabilidad o daños que puedan producirse como parte del proyecto. Por ejemplo, si el cliente vuelca accidentalmente el equipo de iluminación y se rompe una bombilla muy cara, esta cláusula reafirmará que el cliente corre con los gastos de sustitución.

Firma

Puede parecer de sentido común, pero obtener la firma del cliente antes de proceder con el proyecto es esencial. La firma es lo que convierte el documento en un contrato vinculante. Por ello, asegúrese de que la firma del cliente, su nombre completo y la fecha figuran al final del documento.

Para mayor tranquilidad, también puede incluir una sección en cada página en la que el cliente deba poner sus iniciales para indicar que ha leído y entendido las condiciones.

Obtener la firma de un cliente es ahora más fácil que nunca con la ayuda de empresas de firma en línea de terceros como Adobe Acrobat Reader Pro y HelloSign.

¿Qué hace que un contrato de fotografía inmobiliaria sea nulo?

Como fotógrafo inmobiliario, puede llegar un momento en que desee rescindir el contrato. Esto suele ocurrir por razones imprevistas al inicio de la relación comercial, como mala conducta del cliente, falta de pago o diferencias creativas. En este caso, debería incluir una cláusula de cancelación que describa el proceso de anulación del contrato que espera que sigan ambas partes.

Es una buena idea que la cláusula de cancelación exija la notificación por escrito de la cancelación por cualquiera de las partes y que cubra cómo se tratarán los depósitos o los pagos restantes en caso de cancelación.

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Embarcarse en un proyecto de fotografía inmobiliaria es como hacer una excursión de 10 kilómetros sin chubasquero en un día nublado. Las probabilidades de volver seco son buenas, pero si el tiempo empeora, desearás haber traído el chubasquero. Lo mismo ocurre con el contrato, porque existe para protegerte en caso de que algo falle en la relación con tu cliente.

Armado con su contrato de fotografía inmobiliaria y su cartera en líneaestá preparado para atraer y asegurar clientes inmobiliarios.

Para saber cómo atraer clientes inmobiliarios, consulte estos artículos relacionados:

Cómo conseguir clientes de fotografía inmobiliaria

Cómo introducirse en la fotografía inmobiliaria

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