Que vous travailliez en tant que photographe indépendant ou que vous ayez votre propre entreprise de photographie, il est essentiel de savoir comment établir une facture en bonne et due forme.
Tout d'abord, c'est ce qui vous permet d'être payé ! Mais ce qui est presque aussi important, c'est que vos factures peuvent être un autre moyen de montrer à vos clients que vous êtes un professionnel.
Vos factures en disent long sur vous
Ne nous voilons pas la face. Si vos factures ont l'air amateur, elles envoient un mauvais message. Elles suggèrent que vous manquez d'expérience, que vous vous éparpillez ou que vous ne consacrez pas suffisamment d'efforts à votre travail. Et si vous ne fournissez pas toutes les informations dont le client a besoin, il risque de s'agacer de devoir faire des allers-retours avec vous simplement pour payer sa facture.
En revanche, si vos factures sont bien rédigées et faciles à comprendre, les clients seront plus enclins à revenir vers vous à l'avenir. Et il est facile de produire des factures de qualité professionnelle une fois que l'on sait comment s'y prendre.
Il existe de nombreux exemples de factures de photographie en ligne, ainsi que des modèles gratuits simples et rapides à utiliser. Mais pour tirer le meilleur parti de ces modèles, vous devez savoir exactement comment les remplir.
Cela va de la connaissance des informations essentielles au choix de la bonne méthode de facturation, en passant par la fixation d'un taux de rémunération équitable. Avant de voir quelques exemples de modèles de factures de photographie que vous pouvez utiliser, examinons les informations que vous devez inclure.
Image via Modèles Microsoft Office
Informations essentielles pour les factures de photographie
Il s'agit des éléments essentiels. Les informations suivantes doivent figurer sur chaque facture de photographie que vous créez. Nombre d'entre elles ne sont pas seulement une question de professionnalisme, elles sont également requises à des fins juridiques ou fiscales. Veillez donc à ce que vos factures contiennent les informations suivantes
Un numéro de facture
La date
Vos informations (nom ou raison sociale, adresse et coordonnées)
Informations sur le bénéficiaire (nom et adresse du client)
Description des services
Charges
Modalités de paiement
La plupart des modèles de facture vous éviteront d'oublier ces éléments puisqu'un espace vide ou un titre est prévu pour chacun d'entre eux. Toutefois, il existe de nombreux détails plus précis et des pratiques courantes en matière de facturation qu'il convient de connaître.
La facturation comme un pro
Voici quelques points à garder à l'esprit qui peuvent instantanément rendre vos factures de photographie plus professionnelles.
Choisir la bonne méthode de facturation
Il existe deux méthodes de facturation standard couramment utilisées dans le secteur de la photographie, et le type que vous devez utiliser dépend du projet. Pour vous aider à y voir plus clair, voici les descriptions, les avantages et les inconvénients des différentes méthodes.
Temps plus coût
Facturez à vos clients le temps nécessaire à l'exécution d'un travail, ainsi que les coûts directs qu'il implique. Votre facture indiquera les heures que vous avez consacrées au projet et appliquera ensuite votre taux de rémunération. Elle énumère également tous les coûts directs (déplacements, maquettes, location de matériel spécial) et les frais correspondants. Cette méthode est idéale pour les projets dont la quantité de travail ou le temps requis est incertain. Elle est souvent utilisée pour la photographie événementielle, notamment pour les mariages et les événements d'entreprise.
Pour
Il garantit que vous serez payé pour tout le travail que vous effectuez et pour tous les coûts imprévus.
Utile pour les projets dont il est difficile d'estimer la durée ou le travail supplémentaire à effectuer.
Cons
Cela rend vos factures plus compliquées et vous pouvez être amené à donner des explications à vos clients.
Certains clients n'aiment pas commencer un projet sans avoir fixé un prix au préalable.
Le fait de montrer aux clients le coût de chaque aspect d'un projet peut les amener à suggérer des moyens d'économiser de l'argent, par exemple en sautant une étape de votre processus.
Somme forfaitaire
Facturez à vos clients un prix fixe pour une tâche spécifique. Cette méthode de facturation convient lorsque vous êtes sûr de connaître la quantité de travail qu'un projet nécessitera. Par exemple, les photographes portraitistes utilisent souvent cette méthode de facturation lorsqu'ils créent une facture pour une séance de photos.
Pour
Convient aux projets dont la portée est bien définie.
Il permet aux clients de connaître le prix à l'avance.
Vous êtes payé de la même manière, même si vous terminez le travail avant la date prévue.
Cons
Vous pouvez être amené à faire du travail supplémentaire ou à passer du temps sur un projet sans être rémunéré.
Frais de service - Licences
Facturez à vos clients votre temps et vos dépenses, ainsi qu'un droit de licence pour vos images pendant une période déterminée. Cette méthode de facturation convient mieux aux projets qui impliquent l'utilisation de vos images à grande échelle (comme la photographie de produits pour une campagne nationale), car vous pouvez facturer davantage en fonction de l'utilisation de l'image.
Pour vous aider à déterminer un taux équitable, jetez un coup d'œil à ce guide sur les comment fixer le prix de votre photographieou utiliser ceci calculateur d'utilisation d'images de l'Association des photographes.
Pour
Vous pouvez obtenir une rémunération plus élevée en fonction de la diffusion de votre image.
Vous restez propriétaire de vos images. À l'issue de la période de licence, le client doit renouveler son contrat ou vous pouvez vendre les images à quelqu'un d'autre.
Cons
Plus complexe que les autres méthodes de facturation.
Elle crée la responsabilité de contrôler l'utilisation de l'image pendant et après la durée de la licence.
Image via Freshbooks
Choisir un numéro de facture approprié
Le numéro de la facture doit être clairement indiqué en haut de chaque facture. Sans lui, une facture n'est pas considérée comme un document légal. Pour des raisons fiscales et comptables, les règles standard pour les numéros de facture sont les suivantes : ils doivent être séquentiels, éviter les trous et ne jamais répéter un numéro déjà utilisé.
Une façon de rester organisé est d'utiliser un système de numérotation des factures qui comprend la date. De cette façon, vous pouvez rapidement savoir quand chaque facture a été créée. Par exemple, votre première facture pour l'année 2020 pourrait être "20001″.
Si vous vous demandez pourquoi ne pas rester simple et utiliser "201″ comme premier numéro de facture pour 2020, c'est parce qu'avec seulement trois chiffres, vous manquerez rapidement d'espace ; vous ne pourrez pas utiliser un autre numéro séquentiel après avoir atteint 209.
Mais en incluant plus de chiffres, vous laissez plus de place aux chiffres de la facture. Soyez donc ambitieux quant au nombre d'emplois que vous décrocherez cette année et incluez quelques chiffres supplémentaires !
Inclure les taxes
Les taxes sont souvent négligées par les free-lances qui débutent. Mais si vous devez payer la taxe sur les ventes pour les honoraires que vous percevez, vous ne devez pas oublier de l'inclure dans vos factures. Sinon, vous serez obligé de la payer de votre poche plus tard.
Les lois fiscales concernant la photographie varient considérablement en fonction de l'endroit où vous vous trouvez. Par exemple, certains États américains ne perçoivent aucune taxe sur les ventes, d'autres taxent les ventes de photos mais pas les services de photographie, et d'autres encore considèrent que tous les services de photographie sont imposables parce qu'ils font partie du "processus de fabrication" des photos. Vous devrez donc vous renseigner sur les règles applicables dans votre région.
Une fois que vous connaissez le taux de taxe à appliquer, il est facile de l'ajouter à vos factures. Comme vous le verrez ci-dessous, il existe des outils qui peuvent le calculer pour vous et l'ajouter automatiquement à vos factures.
Pour plus d'informations sur la gestion des impôts de votre entreprise de photographie, consultez ce guide : Taxes for Freelancers : Le guide de la comptabilité et des impôts pour les professionnels de la création.
Ajouter des conditions pour les retards de paiement
Il ne serait pas nécessaire d'indiquer les dates d'échéance et les pénalités de retard si tout le monde payait ses factures rapidement, mais ce n'est pas le cas. C'est pourquoi vous devez inclure dans votre facture une section concise indiquant la date d'échéance du paiement et les pénalités applicables en cas de retard de paiement. Ainsi, lorsqu'un paiement ne sera pas effectué à temps, vous saurez quoi faire.
Vous n'aurez plus à vous demander s'il est trop tôt pour assurer le suivi et contacter le client. Au contraire, tout sera là, noir sur blanc.
Si vous craignez que l'application de pénalités de retard nuise à vos relations avec un client, vous pouvez toujours décider d'y renoncer au cas par cas. Le simple fait d'indiquer les conditions générales sur votre facture tend à inciter efficacement les clients à payer dans les délais, et vous pourrez les consulter en cas de litige.
Il convient de noter qu'il existe des lois interdisant de facturer des frais de retard excessifs, et qu'elles varient d'un endroit à l'autre. Avant de percevoir des pénalités de retard sur une facture en souffrance, vous devez donc vous renseigner sur les règles en vigueur dans votre région.
Voici un exemple professionnel de conditions d'application d'une pénalité pour retard de paiement :
"Ces frais peuvent donner lieu à des intérêts de retard à hauteur de 2% du solde impayé par semaine, ou au taux maximum autorisé par la loi."
Et si vous avez des difficultés à percevoir vos honoraires, jetez un coup d'œil à ce guide sur la manière de demander avec tact un paiement au client :
7 façons d'assurer le suivi d'une facture sans passer pour un nigaud
Ajoutez un "merci"
Cela peut sembler anodin, mais le simple fait d'inclure l'expression "merci" dans votre facture peut contribuer à lui donner un ton plus amical. Et croyez-le ou non, des recherches ont montré que les factures qui contiennent des phrases telles que "merci pour votre travail" ont cinq pour cent de chances de plus d'être payées.
Et si vous voulez aller plus loin, vous pouvez utiliser le message de remerciement comme un moyen de reconnaître votre relation avec le client ou de lui offrir un avantage, par exemple :
"Je vous remercie de m'avoir donné l'occasion de vous servir au cours des cinq dernières années. J'apprécie que vous continuiez à me faire confiance."
"Pour vous remercier de votre fidélité, nous vous offrons une réduction de 10 % sur votre prochain projet.
Créer un logo
L'inclusion d'un logo est un excellent moyen d'ajouter une touche personnelle à vos factures. Si vous ne l'avez pas encore fait, vous devriez donc envisager de créer son propre logo. Un bon logo peut :
Aidez les clients à se souvenir de vous
Ajouter une touche de professionnalisme
Exprimez votre style unique
En outre, de nombreux modèles de factures pour photographes prévoient un espace pour le logo. Si vous utilisez l'un de ces modèles et que vous n'avez pas votre propre logo, votre facture peut donner l'impression qu'il manque quelque chose.
Image via Hloom
Où trouver des modèles de factures gratuits
Il existe de nombreux endroits en ligne où vous pouvez trouver des modèles gratuits de factures pour la photographie. Mais certains sont meilleurs que d'autres.
Par exemple, vous pouvez obtenir une série de modèles de factures pour Word et Excel par l'intermédiaire de l'application Site web de Microsoft Office. Bien que ces modèles conviennent parfaitement, il ne s'agit que de modèles génériques et ils contiennent des titres pour des informations dont vous n'aurez probablement pas besoin.
En revanche, si vous choisissez un modèle spécialement conçu pour la photographie, votre facturation s'en trouvera simplifiée. Voici donc quelques exemples de modèles de factures pour photographes que vous pouvez utiliser gratuitement.
Facture simple
Cette société de logiciels de facturation propose plusieurs modèles gratuits de factures pour la photographie. Chaque modèle est destiné à un type de travail photographique différent, tel que "événement", "freelance" et "assistant photographe". La principale différence entre ces modèles est qu'ils sont configurés pour facturer un taux horaire ou un montant forfaitaire.
Les modèles de factures standard pour photographes du site ne peuvent être téléchargés qu'au format Excel, ce dont il faut tenir compte si ce n'est pas votre programme préféré. Mais le site vous permet de personnaliser les modèles en ligne, puis de les imprimer ou de les télécharger au format PDF.
Cela signifie que vous pouvez utiliser leur éditeur en ligne pour peaufiner le design, les couleurs et la mise en page, puis saisir toutes les informations pour compléter la facture, sans avoir besoin de créer un compte. En prime, ce générateur de factures pour la photographie peut calculer et inclure automatiquement les taxes.
Modèle de facture pour la photographie en freelance (feuille Excel)
Modèle de facture pour la photographie de mariage (feuille Excel)
Modèle de facture pour la photographie d'un événement (feuille Excel)
FreshBooks
La société de comptabilité FreshBooks propose plusieurs modèles de factures de photographie gratuits. Le site web offre également la possibilité de personnaliser un modèle en ligne, mais vous devez créer un compte gratuit pour accéder à cette fonctionnalité.
Si vous recherchez un modèle de facture attrayant que vous pouvez télécharger dans différents formats de fichiers, il s'agit d'une excellente option.
Hloom
Cette société est spécialisée dans la vente de modèles de CV, mais elle propose également une série de modèles de factures gratuits à télécharger, dont plusieurs options intéressantes pour les photographes.
Comparés aux autres modèles de cette liste, ceux proposés par Hloom sont un peu plus professionnels et minimalistes. Si vous souhaitez une facture qui aille droit au but, sans couleurs distrayantes ni éléments de design superflus, ne cherchez pas plus loin. Hloom propose plusieurs modèles qui incluent chaque type de méthode de facturation dont vous pourriez avoir besoin.
Hloom Photography Invoice Templates (modèles de factures pour la photographie)
Modèle de facture pour les services, les dépenses et les licences Word Doc
Montrez à vos clients que vous êtes un professionnel
Face à la concurrence, il peut être difficile de se faire un nom en tant que photographe professionnel. Lorsque vous débutez et que vous essayez de vous forger une réputation, vous devez faire tout ce qui est en votre pouvoir pour montrer à vos clients que vous êtes un professionnel.
Il existe un certain nombre de moyens pour y parvenir. En voici quelques-unes :
Créer un site web pour la photographie pour attirer des clients potentiels et montrer votre talent.
Créer une stratégie pour les médias sociaux pour promouvoir votre entreprise.
Utilisation logiciel de gestion de studio pour ne pas perdre de vue vos rendez-vous, vos finances, votre correspondance avec vos clients, etc.
Faites publier votre travail par un magazine ou un site web réputé.
Participer à des concours de photographie pour commencer à récolter des récompenses.
Vos factures ne sont qu'un outil de plus à ajouter à la liste des moyens de convaincre les clients de revenir. Si vous mettez ces conseils en pratique, vous réaliserez en un rien de temps des factures parfaites qui impressionneront vos clients.
Vous voulez d'autres conseils sur la gestion d'une entreprise de photographie ? Consultez ces guides !
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